Je elektronický podpis legální? Vše, co potřebujete vědět

Elektronické podpisy jsou nejrychlejším a nejspolehlivějším způsobem, jak zajistit podpisy dokumentů. Namísto zdlouhavého čekání na standardní podpis dokumentu můžete dokumenty podepisovat rychleji a zvýšit tak produktivitu celého týmu.

Nyní nově tato funkce dostupná i v Pipedrive CRM v podobě Smart Docs.

Používání elektronických nebo digitálních podpisů je legální a stejně vymahatelné u soudu jako vlastnoruční podpisy. Už ve více než 180 zemích je elektronický podpis akceptován, což je užitečné i pro prodejní týmy pracující s mezinárodními klienty. 

Elektronické podpisy jsou stále oblíbenější, protože čím dál více lidí spoléhá na digitalizaci a přechází také na práci z domova. Někdy však existuje obava, že elektronické podpisy nejsou právně závazné, a že tímto způsobem podepsané dokumenty nejsou platné.

Zákonnost elektronického podpisu je však ve většině zemí stejná jako u papírového ekvivalentu (vždy byste si však měli ověřit nejnovější právní předpisy v místě, kde žijete a kde žijí vaši ostatní signatáři).

Liší se elektronické podpisy a digitální podpisy?

Tyto termíny se běžně zaměňují, přestože slouží k podobným účelům. Digitální podpisy patří mezi pokročilý typ elektronického podpisu. 

Nabízí především:

• Pokročilé funkce pro zabezpečení a shodu
• Mají vylepšené funkce ověření a backendové nástroje pro zajištění pravosti
• Používají algoritmus k vytvoření digitálního otisku prstu nebo soukromého klíče, jedinečného pro každý dokument

Nástroj Smart Docsspolečnosti Pipedrive vám nově umožňuje shromažďovat digitální podpisy (s infrastrukturou veřejných klíčů - PKI a certifikací pro větší zabezpečení) speciálně navržené pro potřeby prodeje.

 5 výhod elektronického podpisu

1. Elektronické podpisy jsou obecně právně vymahatelné.
2. Použití tohoto nástroje vám umožní efektivně a pohodlně uzavírat obchody.

3. Šetříte peníze - snížíte náklady na tisk a papír a obecně náklady na zdlouhavý schvalovací proces.

4. Pokročilé bezpečnostní kontroly chrání vaše data a dokumenty. Bezpečnost je pro každou firmu velkou prioritou.

5. Přehled o schvalovacím procesu. Pokud používáte Smart Docs, je podepsaná smlouva uložená k příslušnému obchodnímu případu v Pipedrive.

A jak vybrat vhodný nástroj pro vaši firmu?

Při výběru nástroje pro elektronický podpis  je třeba mít na paměti několik obecných úvah.

Obchodní potřeby - Kolik uživatelů bude potřebovat přístup k dokumentům? Budete potřebovat cloudové úložiště? S Pipedrive Smart Docs máte možnost řešení, které vyhovuje aktuálním potřebám vašeho prodejního týmu, ale je připraveno se dál přizpůsobit vzrůstajícím požadavkům. Nástroje, které zvolíte, by se měly snadno integrovat s vašimi stávajícími systémy a integrace by měla být snadná, aby váš tým rychle fungoval.

Další funkce, které je třeba zvážit:

• Přejete si automaticky vyplňovat dokumenty? Uživatelé Smart Docs Pipedrive mohou automaticky vyplňovat dokumenty. Mohou také vytvářet šablony pro automatické stahování  informací o produktu ze svého katalogu nebo z vlastního pole Pipedrive. Tím docílíte rychlejšího doručování nabídek a nižší chybovosti díky menšímu počtu ručně zadávaných dat.
• Poskytnout celému týmu okamžitý přístup? K šablonám a dokumentům je přístup snadný. Se Smart Docs shromáždíte až deset podpisů na jednom dokumentu.

• Lze integrovat tento nástroj s vašimi stávajícími systémy? Hledejte řešení jako Smart Docs s integrací na jeden klik s Google Drive, nebo třeba i s Microsoft OneDrive.

• Je nástroj bezpečný? Smart Docs obsahuje technologii dešifrování a šifrování. Nástroj také využívá ověření pomocí identifikovatelných údajů, včetně IP adres. Jakmile jsou shromážděny potřebné podpisy, dokument je zašifrován pomocí infrastruktury soukromých klíčů a certifikace, dále je přidáno časové razítko.

Rádi byste si vyzkoušeli Smart Docs v Pipedrive? Založte si trial na 30 dní zdarma a elektronické podpisy jsou vaše.

Kontaktujte nás: adela.hricova@davame.cz, tel.: +420 773 660 828