Project Management
Project Management
25.07. 2025
ClickUp v praxi: Jak vypadá úspěšná implementace krok za krokem
ClickUp je silný nástroj pro řízení projektů, který dokáže výrazně zlepšit produktivitu a organizaci práce. Klíč je ale v jeho správném uchopení. Mnoho firem dělá zásadní chybu – myslí si, že stačí aplikaci jen „nainstalovat“ a vše ostatní se vyřeší samo. ClickUp má uživatelsky přívětivé prostředí a může se tak na první pohled zdát, že je snadné ho nastavit. Skutečnost je ale trochu jiná. K tomu, aby ClickUp opravdu přinesl výsledky, je nutná promyšlená implementace, která vaší firmě sedne na míru.
Obsah:
Proč nestačí ClickUp jen spustit a nastavit v průběhu
ClickUp sice nabízí široké možnosti a přívětivé rozhraní, ale právě jeho flexibilita bývá často dvousečná. Může vést ke zbytečně komplikované a matoucí struktuře, která lidem práci rozhodně neusnadní, spíše naopak.
Kromě správného nastavení struktury a hierarchie je klíčové i kvalitní zaškolení všech zaměstnanců. Plošné pochopení principů fungování ClickUp a jeho přínosu je pro jeho zavedení na každodenní bázi velmi důležité. Pokud se implementace podcení a tým nedostane jasnou strukturu, rychle vzniká chaos: úkoly jsou duplikované, štítky nesjednocené, lidé používají nástroj každý po svém a výsledkem je frustrace místo zlepšení.
ClickUp není jen nástroj – je to způsob práce. A ten je potřeba nejdříve dobře nastavit, aby fungoval a poté nový způsob práce adoptovat.
Nevíte, jestli je pro vás ClickUp tou správnou volbou? Přečtěte si návod, jak vybrat ideální nástroj na projektový management právě pro vás.
Fáze úspěšné implementace
Úspěšná implementace ClickUp obvykle probíhá v pěti hlavních fázích:
1. Analýza potřeb a cílů
První fáze úspěšné implementace spočívá v analýze tzv. pain points (neboli klíčových problémů) a zároveň cílů, ke kterým byste se chtěli časem propracovat. Důležité je definovat si, co vás ve vaší firmě nejvíce trápí a do jakého stavu byste ideálně chtěli dospět. Čím přesnější definice, tím lépe se ClickUp může podřídit vašim potřebám a nastavit se vám přímo na míru.
A jak na takovou analýzu?
V rámci této fáze se zaměřte na následující:
- Zjistěte, jak váš tým pracuje teď – kde jsou procesy neúplné, kde chybí, kde jsou až moc komplikované.
- Kdo bude ClickUp používat? - Uvědomte si, kdo a jak bude ClickUp využívat, ideálně s těmito lidmi (např. projektový manažeři, C-level) prokonzultujte, jak by měl nástroj vypadat z jejich úhlu pohledu, aby vám nic neuniklo. Chcete, aby ClickUp využívala všechna oddělení?
- Jaké typy projektů řešíte? - Detailně si projděte vaši práci a projekty, na kterých pracujete. Jsou stejné? Dělí se typově do určitých kategorií? Mají stejné nebo různé potřeby týkající se jejich řízení?
- Jaké máte cíle? Tady je potřeba odprostit se od detailu a vydefinovat si, čeho byste chtěli dosáhnout - je to rychlejší odbavování projektů? Je to lepší alokování lidí a plánování kapacit? Je to plošný přehled o tom, na čem se pracuje a v jakém je to stavu?
| Myslete na to, že vaším úkolem není najít řešení pro pain points a vymyslet, jak se dostat do kýženého cíle. Vaším úkolem je tyto věci jen pojmenovat a uvědomit si je. V rámci implementace, pokud si ji neděláte sami, vám potom budou navržena různá řešení, jak tyto věci posunout dál. |
Nevíte, jaké řízení projektu je pro vás nejefektivnější? Přečtěte si tento článek, kde se dozvíte, jaké metody existují a kdy je která vhodná.
2. Tvorba projektové dokumentace
Jakmile projdete první fází analýzy, je na čase začít váš ClickUp od základů stavět. Projektová dokumentace navrhne správnou hierarchii a fungování, které povedou k odstranění vašich pain points a k dosažení stanovených cílů. Projektová dokumentace popisuje ClickUp a fungování v něm do toho nejmenšího detailu - od logické hierarchie spaces, složek a jednotlivých listů až po práci na úrovni tasků. Tato veliká kuchařka se tvoří iterativně a všechny návrhy fungování jsou s vámi konzultovány a diskutovány. Díky odstupu, který implementační tým má, získáte na vaši firmu nový pohled.
V rámci této fáze se zaměřte na následující:
- Hierarchie: prostory (Spaces), složky (Folders), seznamy (Lists) - to vše bude jasně definované, budete přesně vědět, co kam patří a kam co zařadit, pokud budou vznikat nové a nové projekty a obohacovat se interní procesy
- Standardy – statusy, štítky či custom fields - to vše bude v rámci tvorby projektové dokumentace jasně určeno a bude definováno, kdy, co a jak se má používat a z jakého důvodu je to tak nastaveno
- Procesy - identifikujete procesy a zjistíte, jestli najdete případy, ve kterých by vám mohly posloužit funkce jako šablony nebo automatizace
| V rámci této fáze je důležité, abyste s implementačním týmem do detailu prodiskutovali všechny možnosti, které mohou nastat a ujistili se tak, že projektová dokumentace pokrývá všechny aktuální use-cases, kterým vaše firma čelí. Zkuste si zachovat otevřenou mysl pro nové procesy a možnosti práce, které jste do teď nepoužívali - právě tyto inovační postupy by vás mohly posunout blíže k bodu, do kterého se chcete dostat. |
3. Implementace
Jakmile bude hotová projektová dokumentace, přichází na řadu její uvedení v praxi, tedy implementace. Implementace je nastavení vašeho ClickUp přesně podle vypracovaného plánu, tzv. 1:1. Proto v této fázi nemusíte očekávat žádná překvapení nebo se obávat, že přijde něco, s čím nesouhlasíte. Implementační tým se postará o správné nastavení všeho, co jste si předem schválili. Ve vašem ClickUp nebude o nic více ani méně. V rámci této fáze se nemusíte na nic zaměřovat, jen trpělivě vyčkat, až bude váš ClickUp nastavený.
| V této fázi nemusíte dělat nic. Určitě ale není od věci vaše zaměstnance znovu upozornit na brzké přijetí ClickUp a přicházející změny. Pokud jste se rozhodli na změny v procesech, doporučujeme během implementace tyto změny týmu představit, aby věděl, co ho čeká. |
4. Onboarding týmu
Jakmile budete mít hotovou implementaci, je na čase pustit se do praxe. Při zavádění ClickUp ve firmě nechtějte vše hned a počítejte s tím, že to chvilku potrvá. Neslevujte ale ze svých nároků a dbejte na správné používání, které odpovídá nastavení ClickUp. Vyzdvihujte důležitost správného používání a nedovolte, aby si každé oddělení vytvořilo svůj vlastní systém. Klidně zavádějte systém postupně a buďte si jisti, že nejprve manažeři a vedoucí týmů vědí, jak se systémem zacházet, než ho začnete používat v celých týmech. Vždy byste měli mít v týmu alespoň jednu osobu, na kterou se lidé mohou obrátit. Nezapomínejte na best-practices, které vám budou vypracované v rámci projektové dokumentace a které přesně ukazují, jak mají jednotlivá oddělení pracovat, aby ClickUp sloužil tak, jak má.
V rámci této fáze se zaměřte na následující:
- Zajistěte, že všichni vědí, jak a proč ClickUp používáte - vysvětlete každému, co to ClickUp je a proč jste se pro něj rozhodli, vypíchněte benefity, které vám přinese.
- Školení nebo pdf onboarding? Sami si rozmyslete, jestli se budete chtít vydat cestou hromadného školení nebo jestli vám postačí textový průvodce ClickUp. Důležité je, aby se všichni cítili při jeho používání komfortně.
- Stanovte jasná pravidla – již od začátku jasně sdělte kdo co vyplňuje, jak často má aktualizovat úkoly a jaká jsou vámi nastavená pravidla.
| Mějte na paměti, že proces adopce nového systému může trvat. Nechtějte po svém týmu, aby ClickUp od prvního týdne používal dokonale a buďte trpělivý. Nezapomeňte ale i tak nastavit pravidla správného využívání, které vyžadujete. Adopce může být delší, ale nedovolte, aby ClickUp začal používat každý po svém. |
5. Fine-tuning a optimalizace
Po implementaci a zaškolení si dejte čas na zkušební fungování. Až v praxi zjistíte, jak moc vám dané fungování vyhovuje a jak vám sedí.
V rámci této fáze se zaměřte na:
- Zkušební provoz - dejte tomu alespoň první měsíc
- Zpětná vazba je klíčová – co funguje, co je zbytečné, co by se mohlo přidat?
- Nebojte se rozvoje - pokud si dané fungování osvojíte a budete chtít jít dál, postupně přidávejte pokročilé funkce jako automatizace, dashboardy, integrace
| V případě našich služeb poskytujeme 20 pracovních dní od předání jako dobu hájení. V rámci tohoto času jsme vám k dispozici pro jakékoliv dotazy či úpravy týkající se věcí zmíněných v projektové dokumentaci. Mějte na paměti, že začátky jsou o zkoušení a nalezení té správné cesty v praxi. Nebojte se prozkoumávat a přidávat i pokročilé funkce, kterých jste se zpočátku třeba obávali. |
Nejčastější chyby a jak se jim vyhnout
1. Příliš komplikovaná struktura
Snaha pokrýt všechny scénáře od začátku vede k překomplikovanému nastavení. Začněte jednoduše a postupně přidávejte.
2. Nejasná zodpovědnost
Pokud není jasné, kdo má co dělat, úkoly se ztratí. Každý úkol musí mít vlastníka (Assignee) a termín. Dbejte na vyplňování těchto informací u úplně všech tasků.
3. Nedostatečné zaškolení týmu
ClickUp má mnoho funkcí. Bez správného vysvětlení budou lidé nástroj obcházet nebo používat špatně. Vydefinujte si bare minimum, které po svém týmu budete bezpodmínečně vyžadovat a postupně přidávejte.
4. Chybějící udržování systému
Jednou nastavený systém potřebuje údržbu – revize šablon, archivace starých projektů, kontrola konzistence. Najměte si někoho, kdo vám s tím pomůže externě, nebo v rámci své společnosti jmenujte admina, který na to bude mít vyhrazený čas.
5. Přílišné spoléhání na automatizaci
Automatizace je skvělý sluha, ale špatný pán. Než něco zautomatizujete, ujistěte se, že daný proces skutečně funguje a že ho dokážete do detailu popsat a najít část, která by se dala automatizovat.
Doporučený checklist pro implementaci ClickUp
Závěr
Implementace ClickUp není jen technický krok – je to změna způsobu práce. Když ji uděláte promyšleně a necháte si poradit, získáte výkonný systém, který šetří čas, zlepšuje komunikaci a dává vašemu týmu kontrolu nad projekty. Nenechte se zmást přívětivým uživatelským prostředím, nastavení ClickUp může být komplexnější, než si myslíte.
Pokud si nejste jisti, jak začít, nebo chcete s implementací pomoci, neváhejte se na nás obrátit – pomůžeme vám celý proces nastavit efektivně a srozumitelně.
Mohlo by vás zajímat
Project Management
Metodiky řízení projektů: přehled, rozdíly a jak si vybrat tu správnou
Project Management
ClickUp vs Trello: Když Trello nestačí, přichází silnější nástroj pro řízení projektů
Project Management
Jak vybrat nejlepší nástroj pro řízení projektů: Průvodce pro firmy
Presales
Získáním leadů vše teprve začíná
Máte zájem o vlastní řešení?
Spojíme se s vámi, projdeme vaše procesy a řekneme vám, jak věci dělají úspěšné firmy. Pokud vás to zaujme, ukážeme vám, jak postupovat a pomůžeme s celým procesem vaší digitální transformace.
Tomáš Wiesner
CEO | Dáváme s.r.o.
