10 bodů, podle kterých vybírat nástroj pro projektové řízení

Přinášíme 10 bodů, které by měl nástroj pro projektové řízení splňovat. A na konci článku máte i několik předvybraných řešení.

Nejdříve si ale zodpovězte následující otázky:

• Máte nastavené ve firmě procesy, které dodržujete? Nebo je teprve stavíte?
• Jaké mají lidé zapojení do projektů schopnosti v ovládání nástrojů - základní, nebo zvládají i sofistikovanější nastavení včetně podmíněných událostí?
• Jaký máte budget na nákup nástroje?

A nyní se pojďme podívat na jednotlivé body.

1. Jednoduché použití

Vyzkoušejte nástroj nejdříve sami a pak jej nechejte vyzkoušet někoho dalšího. Pochopili jste všichni, jak se orientovat a jak jej používat? Budete ho používat online, nebo ho musíte někam instalovat? 

Aby nástroj sloužil ke svému účelu, musí být rychle přijat všemi uživateli. Tím si urychlíte nejen zaškolení ale i samotné používání.

2. Robustnost systému a plánovací funkce

Opravdu budete potřebovat všechny nabízené funkce? Běžně se stává, že se vám samozřejmě všechny funkce líbí, ale nakonec využijete jen základní nastavení. A tyto extra funkce vám budou celý systém jen znepřehledňovat. Navíc platí, že čím sofistikovanější software, tím je větší důraz na zaškolení lidí a jejich schopnosti použití.

3. Úkoly a podúkoly

Nástroj by rozhodně měl mít schopnost dělit úkoly na dílčí podúkoly. Toto je základní předpoklad dobrého projektového nástroje. Myslete na to hlavně v případě, že budete růst s počtem lidí-uživatelů.

4. Sledování času u úkolů

Pokud jste agentura placená za odvedené hodiny nebo najímáte kontraktory, tuto funkci byste měli mít a používat.

5. Integrace

Možná to vypadá, že to nikdy nevyužijete. Nicméně dřív nebo později budete chtít, aby se vám projekt vytvořil hned po uzavření nového dealu ve vašem CRM. Nebo budete chtít rovnou automatizovat fakturaci. V tomto případě je dobré si zkontrolovat, zda vybraný nástroj je na marketplace Integromatu (platforma pro vytváření automatizací) nebo alespoň má restAPI dokumentaci.

6. Týmová spolupráce

Pokud bude na projektu pracovat více lidí, určitě oceníte možnost komentářů u jednotlivých úkolů. Zároveň využijete možnost přiřazovat úkoly dalším členům týmů a nastavení deadlinů.

7. Reporting

Ukazatel dospělosti nástroje. Doporučujeme mít ve firmě jednu osobu, která bude mít nástroj na starosti - tento člověk pak pracuje s reportingem a hlídá, aby jej všichni využívali, jak mají. A k tomu jsou potřeba statistiky a reporty.

8. Škálovatelnost a spolehlivost

Dokážete nástrojem odbavit běžné úkoly. Ale co když přijde něco opravdu velkého? Zvládne i tyto nadměrné úkoly váš tool? Toto je důležité zvážit především v případě, že čekáte, že v budoucnu se vaše projekty budou zvětšovat.

9. Cena a plány

Na začátku se začíná často s malou částkou nebo i free verzí. Ale myslete do budoucna. Odpovídají plány nástroje vašemu budoucímu rozpočtu, který za něj budete platit? Někdy levné nebo zdarma může být v delším horizontu hodně drahé.

10. Bezpečnost

Pokud budete mít v projektech citlivá data, toto by měl být rozhodně jeden z bodů na vašem checklistu. Zkontrolujte, zda nástroj odpovídá vašim potřebám a očekávání vašich zákazníků. GDPR je naprosté minimum, které nástroj musí splňovat.

V Dáváme jsme vyzkoušeli desítky nástrojů na projektové řízení. Přikládáme náš toplist.

České nástroje

• Freelo - ideální pro velmi malé věci
• APUtime - projektový management s umělou inteligencí

Zahraniční (námi preferovanější, pokud nemáte problém s angličtinou)

• ClickUp - číslo jedna našeho výběru, splňuje všechny potřeby od malé firmy po týmy o desítkách lidí
• Monday.com - propracovaný nástroj, který je ale potřeba velmi pečlivě nastavit
• Asana - než se objevil ClickUp, tak to byla volba číslo jedna, tento nástroj má ale své limitace
• Jira - běžný nástroj pro projektové řízení u vývoje softwaru
• Trello - zlatá klasika, ale spíše používat jako osobní task management, než pro projektové řízení