Project Management 15.05. 2025

Jak vybrat nejlepší nástroj pro řízení projektů: Průvodce pro firmy

Hledáte ideální nástroj na řízení projektů (project management tool), který zefektivní týmovou spolupráci, usnadní plánování úkolů a pomůže dodržovat termíny? V tomto článku se dozvíte, co je to project management software, proč je důležitý pro firmy všech velikostí a jak podle jasných kritérií vybrat ten správný. Dočtete se také o 6 klíčových krocích, jak při výběru postupovat.

Obsah:

Co je to project management?
Proč je dobré project management software implementovat do firmy?
Na co si dát při vybírání PM tool pozor?
Jak vybrat ten nejlepší nástroj na project management?

Co je to project management?

Projektový management (project management) je celková organizace a plánování projektu od začátku až do konce. Lidé zapojení do procesu využívají specifické dovednosti, techniky a nástroje k tomu, aby se jednotlivými úkony dostali k vyhotovení projektu, který má hodnotu pro ostatní.

Ať už jde o vytvoření nového produktu, zavedení nového počítačového systému nebo spuštění marketingové kampaně, projekty jsou dočasné aktivity, které firma potřebuje naplánovat a mít jejich průběh pod kontrolou.

Efektivní řízení projektů je pak klíčové k tomu, aby byly tyto iniciativy dokončeny podle plánu.

V rámci jednotlivých projektů je možné nastavit si různé milníky, stanovit si cíle projektu, životní cyklus, vytvořit si harmonogram nebo rozdělit jednotlivé úkoly pro splnění projektu ve stanovený čas co nejefektivněji. V této fázi vstupují do hry právě ony nástroje na projektové řízení, které nám pomáhají vše koordinovat na jednom místě.

Nástroje pro řízení projektů (project management tools, PM tools) jsou speciálně navržené softwary, které jednotlivcům nebo týmům pomáhají efektivně řídit projekty a úkoly. Je to jedno místo, kde naleznete všechny potřebné informace.

Správný výběr nástroje projektového řízení může výrazně ovlivnit, jak dobře projekt dopadne.

Proč je dobré project management software implementovat do firmy?

Software pro řízení projektů nabízí řadu funkcí, které pomáhají firmám dosahovat stanovených cílů. Nástroje dokáží zhodnotit rozsah projektu, rozdělit ho na menší části, přiřadit jednotlivé úkoly a nastavit pracovní postup pro jeho realizaci. Praktické jsou funkce jako:

Plánování projektů

Projektoví manažeři vytvoří proces, jak proměnit plán ve skutečnost.

Sledování kroků projektu

Projekt se v softwaru přemění na konkrétní kroky. Manažeři přidělují jednotlivé úkoly i s termíny a vytváří týmový kalendář. Přehledně díky tomu pak vidí, v jaké fázi se jednotlivé projekty nacházejí a kde případně vzniká problém.

Řízení personálu

Jednotliví členové dostávají prostřednictvím softwaru přiřazené úkoly a termíny. Během práce mohou využívat různé nástroje pro spolupráci, jako je sdílení souborů, vkládání komentářů či zasílání zpráv.

Dokumentace práce

Průběh veškerých úkolů a procesů je zaznamenán a je možné se k němu vždy vrátit. Je také možné dohledat, kdo na úkolu pracoval a kdy jej naposledy upravil.

Plnění cílů

Týmy si mohou stanovit jednotlivé cíle a klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), podle kterých je možné následně vyhodnocovat úspěšnost.

Na co si dát při vybírání PM tool pozor?

S ohledem na množství nástrojů pro řízení projektů na trhu je snadné nechat se zahltit dlouhými seznamy funkcí a poutavými marketingovými příspěvky různých prodejců. I když se všechny tyto softwary zaměřují na organizaci pracovních postupu, jejich funkce se mohou lišit. Je proto potřeba zaměřit se na určité vlastnosti, které od nástroje očekáváte, abyste neinvestovali do softwaru, který vás bude nakonec spíše brzdit, než vám usnadňovat práci. Kritéria, které nám přijdou důležitá jsou:

Uživatelská přívětivost

Nástroj by měl být intuitivní a snadno ovladatelný i pro uživatele bez předchozích zkušeností. Jednoduché rozhraní zvyšuje šanci na rychlé přijetí v týmu a šetří čas při zaučování.

Jednoduchost implementace do firmy

Zavedení nástroje by nemělo vyžadovat složité technické kroky. Ideální software umožní snadné nasazení, případně nabízí pomoc při nastavení nebo migraci dat.

Přehledný dashboard

Dobře navržený dashboard poskytuje rychlý přehled o stavu projektů, úkolech a prioritách. Umožňuje týmům lépe se orientovat a manažerům rychleji reagovat na případné problémy.

Obrázek: ClickUp – dashboard

Obrázek: Monday.com – dashboard

Obrázek: Asana – dashboard

Možnost přizpůsobení

Schopnost upravit nástroj podle konkrétních potřeb vaší firmy – např. přizpůsobení polí, workflow, barev, přístupových práv nebo notifikací.

Nástroje na plánování

Funkce jako Ganttovy diagramy, časové osy nebo kalendáře pomáhají vizualizovat jednotlivé fáze projektu a plánovat úkoly tak, aby na sebe efektivně navazovaly.

Obrázek: ClickUp – kalendář

Obrázek: Notion – kalendář

Obrázek: Trello – kalendář

Možnosti spolupráce

Podpora pro sdílení souborů, komunikaci v reálném čase (chaty, komentáře) a prostor pro týmové diskuze. Tyto funkce zvyšují transparentnost a zefektivňují spolupráci.

Integrace s aplikacemi a platformami, které vaše firma již používá

Nástroj by měl bez problémů spolupracovat s dalšími systémy – například s nástroji jako Slack, Google Workspace, Microsoft 365, CRM systémy nebo úložišti (Drive, Dropbox apod.).

Přehledy a reporting

Možnost generovat přehledné reporty o vývoji projektů, vytížení týmu, plnění termínů nebo nákladech. Tyto reporty pomáhají v rozhodování a zvyšují odpovědnost.

Vhodnost pro velikost vaší firmy

Některé nástroje jsou ideální pro malé týmy, jiné zvládnou složitější struktury a stovky uživatelů. Vybírejte podle toho, jak velký je váš tým dnes – i jaký plánujete v budoucnu.

Poměr ceny a výkonu

Zvažte, co vše nástroj nabízí v porovnání s jeho cenou. Sledujte nejen měsíční poplatky, ale i náklady na školení, doplňky nebo skryté poplatky. Ideální je nástroj, který vám dlouhodobě šetří čas i peníze.

Další body, na základě kterých si vybrat ten správný project management software, naleznete v tomto článku.

Jak vybrat ten nejlepší nástroj na project management?

Zde je 6 základních kroků, kterými byste se měli řídit při výběru nejlepšího softwaru pro řízení projektů. Pokud tento proces vynecháte, hrozí, že si pořídíte nástroj, který má omezenou škálovatelnost, nepodporuje vaši projektovou metodologii nebo má z dlouhodobého hlediska neudržitelnou cenu.

1. Definujte potřeby svého podniku – identifikujte své výzvy a omezení

Než začnete vybírat nástroj pro řízení projektů, je důležité analyzovat konkrétní potřeby vaší firmy. Potřebujete řešení v cloudu, nebo softwarovou instalaci na místě?

Cloudová řešení se hodí pro týmy, které pracují flexibilně, často spolupracují a potřebují mít stálý přehled o průběhu projektů. Naopak některé silně regulované obory (např. zdravotnictví, finance) mohou vyžadovat lokálně nainstalovaný software.

Ne každý nástroj na řízení projektů řeší stejné problémy. Prvním krokem při výběru softwaru je proto ujasnit si, jaké konkrétní výzvy řešíte.

Zároveň je důležité identifikovat omezení – například stanovený rozpočet, požadovanou velikost týmu nebo potřebu propojení s jinými aplikacemi.

Doporučujeme proto konkrétně si stanovit kritéria, která od softwaru očekáváte a zároveň omezení, která budou hrát při výběru další roli.

2. Porovnejte funkce a schopnosti

Posuďte klíčové nástroje jednotlivých nástrojů. Berte v potaz například:

Plánování projektů: časové osy, cíle, alokace zdrojů
Správa tasků: hierarchie, závislosti, priority
Automatizace: notifikace, přiřazování, workflow
Komunikace: chat, komentáře, sdílené nástěnky
Správa zdrojů: monitoring vytížení a rozdělení práce
Sledování času: měření odpracovaného času
Rozpočty a fakturace: sledování nákladů, generování faktur
Přehledy a analýzy: dashboardy, reporty, metriky
Sdílení souborů: centrální úložiště dokumentů

3. Vytvořte si seznam top možností

Vylučujte nástroje, které nesplňují vaše požadavky – zužte si tak výběr pouze na ty, které skutečně dávají smysl.

Jakmile víte, co hledáte, sestavte si seznam vámi vybraných vhodných nástrojů. Rozhodující může být také velikost vaší firmy. Zaměřte se na nástroje pro malé, střední nebo velké podniky.

4. Vyzkoušejte každou aplikaci sami

Bez osobního vyzkoušení je téměř nemožné udělat správné rozhodnutí. Zaregistrujte se do bezplatného zkušebního období – pokud ho software nenabízí, napište si o něj. Pokud by ho společnost odmítla poskytnout, je to první varovný signál.

Vyhodnoťte, jak snadno se v nástroji pracuje – složité rozhraní může produktivitu spíše snížit

Zaměřte se na to, zda software plní vaše potřeby i ve své základní verzi. Nejde jen o doplňky – jádro aplikace by mělo fungovat bezvadně.

5. Myslete na svůj tým

Zamyslete se nad tím, co od softwaru váš tým opravdu potřebuje. Preferuje jednoduchost, nebo pokročilé funkce a možnosti přizpůsobení? Zohledněte velikost týmu, počet uživatelů i jejich geografické rozmístění. Pracují-li členové týmu na dálku, potřebujete nástroj, který umožní snadnou spolupráci odkudkoli.

Pokud software kupujete pro celý tým, měli by vám jeho používání odsouhlasit i kolegové. Vyzkoušejte nástroj v rámci pilotního projektu s malou skupinou lidí a získejte jejich zpětnou vazbu.

Dobrý nástroj by měl odpovídat schopnostem týmu, podporovat efektivitu a spolupráci.

6. Určete rozpočet – zdůvodněte své náklady

Rozpočet hraje zásadní roli. Existují nástroje zdarma pro malé týmy, ale i robustní řešení pro velké firmy s odpovídající cenovkou. Nezapomeňte zohlednit dlouhodobé náklady – některé nástroje mohou být levné na začátku, ale později vyžadují placené doplňky.

Zavedení nového softwaru stojí čas i peníze. Ale pokud nástroj správně funguje, zjednoduší vám i celému týmu práci a může se z dlouhodobého hlediska i sám zaplatit.

Závěr

Výběr správného nástroje pro řízení projektů není jen o funkcích – je to strategické rozhodnutí, které ovlivní celý váš tým. Když zvolíte správně, získáte jasný přehled, vyšší efektivitu a lepší spolupráci. Nebojte se investovat čas do výběru – dobrý PM tool se vám vrátí v podobě úspěšně dokončených projektů, spokojeného týmu a ušetřených nákladů.

V Dáváme jsme všechno vyzkoušeli za vás. Zde naleznete krátké porovnání top nástrojů:

Freelo - ideální pro velmi malé věci, ale jako jediný je v českém jazyce
ClickUp - číslo jedna našeho výběru, splňuje všechny potřeby od malé firmy po týmy o desítkách lidí
Monday.com - propracovaný nástroj, který je ale potřeba velmi pečlivě nastavit
Asana - než se objevil ClickUp, tak to byla volba číslo jedna, tento nástroj má ale své limitace
Jira - běžný nástroj pro projektové řízení u vývoje softwaru, vhodný převážně pro velké firmy, velice robustní
Trello - zlatá klasika, ale spíše používat jako osobní task management, než pro projektové řízení

Delivery

Cold emailing aneb jak vyzrát na studené e-maily

Máte zájem o vlastní řešení?

Spojíme se s vámi, projdeme vaše procesy a řekneme vám, jak věci dělají úspěšné firmy. Pokud vás to zaujme, ukážeme vám, jak postupovat a pomůžeme s celým procesem vaší digitální transformace.

Kontaktujte nás

Tomáš Wiesner CEO | Dáváme s.r.o.