Případové studie

Našim zákazníkům pomáháme s digitalizací podnikání - od obchodu a marketingu, přes projektové řízení až po tvorbu systémů na míru. Na vše vybíráme ty nejlepší systémy na trhu, propojujeme je, aby odpovídaly již nastaveným firemním procesům. Přečtěte si příklady úspěšné spolupráce.

Oblasti realizace

Obchod

Účetnictví

Projektové řízení

Elektronické podepisování smluv

Marketing

Další systémy na míru

Obchod

Přechod ze sdíleného excelu na automatizovaný systém

Veškerý byznys řešený v excelech po firmě. Špatná přehlednost, vysoká chybovost, nemožnost škálovat. To vše vyřešeno díky automatizacím a zavedením Pipedrive CRM. Navýšení obchodních případů při stejném množství lidí. Omezení chybovosti.

Zákazník: Nebankovní poskytovatel úvěrů zajištěných nemovitostí s počtem zaměstnanců do 50 osob.

Problém:

  • obchodní případy v různých excelech po firmě

  • časté přepisování z jednoho excelu do druhého

  • reporting tvořen “slíváním” excelů

  • žádné napojení na banku, veškeré párování plateb ručně

  • žádný přehled o práci obchodního týmu a jeho aktivitách

Řešení:

  • zavedení CRM Pipedrive, nastavení obchodních procesů

  • zaškolení zaměstnanců

  • napojení na banku, hlídání splátek, notifikace dlužníka i odpovědných pracovníků

  • přehled o chodu firmy na jednom místě, reporting za obchodní tým

Přínos:

  • navýšení obchodu při stejném množství lidí

  • eliminace chyb
    odstranění rutinní práce (přepisování dat, kontrola bankovních výpisů)

  • návratnost nákladů na nový systém do 3 měsíců


Obchod

Řízení více obchodních týmů v CRM Pipedrive

Ruční přepisování dat je nákladné. Je zde riziko chyb, ztráty a zabezpečení dokumentů. Dokážeme zautomatizovat až 75% fakturačního procesu. Systém vás upozorní na novou fakturu a vy ji schválíte na 1 klik. Ušetříte náklady na účetní služby a odstraníte zaměstnancům rutinní práce. 

Zákazník: Mezinárodní firma zabývající se poskytováním platebních terminálů a platebních bran

Problém:

  • Firma se rozhodla vytvořit telesales oddělení pro rychlejší odbavení klientů a potřebovala vybrat nástroj pro správu obchodního procesu, protože jejich stávající obchodníci pořádně nevyužívali, protože byl nevhodný pro efektivní vedení obchodu

  • Klient zároveň potřeboval vidět relevantní data, aby mohl zefektivnit celý obchodní proces a odhalit slabá místa.

Řešení:

  • implementace CRM Pipedrive

  • nastavení automatizací usnadňující fungování telesales týmu

  • sdružení dat do přehledných reportů

  • nastavení systému na správu obchodních případů ve čtyřech zemích v rámci Evropy

Přínos:

  • okamžité navýšení počtu uzavřených smluv

  • efektivnější řízení obchodního týmu i jednotlivých obchodníků

  • porovnání mezi zeměmi

  • omezení chyb obchodníků


Obchod

Od poptávky po spokojenost - zjednodušení obchodu díky automatizacím

Spousta českých firem vede různé firemní agendy v různých excelových souborech. V jednom vede obchod, v dalším zákaznickou podporu, jinde vyřizuje uzavírání smluv se zákazníky a obchodními partnery. V tom horším případě se vede vše v jednom velkém souboru. Ten se stává s rostoucím množstvím zákazníků nepřehledným a dochází k chybovosti a zpomalení obchodních zástupců.

Zákazník: CK Zanzo zabývající se luxusními dovolenými na míru a spadající pod Slevomat. Firma do 20 zaměstnanců.

Problém:

  • firma vedla veškerou agendu v jednom velkém sdíleném souboru

  • špatná přehlednost jednotlivých obchodních případů

  • zapomínání na zákazníky

  • nemožnost reportingu pro vedení firmy

Řešení:

  • zavedení jednotného CRM Pipedrive

  • nastavení obchodního procesu s navazujícími automatizace

  • integrace s partnery, automatizace vyhledávání potřebných dat

  • nastavení procesu od poptávky až po získání zpětné vazby

Přínos:

  • zvýšení efektivity obchodního týmu - stejný počet zástupců dokázal okamžitě odbavovat 10x více zákazníků

  • omezení zapomínání na důležité kroky v procesu

  • elektronizace komunikace se zákazníkem, posílání připomenutí důležitých milníků ke zvýšení uživatelského zážitku


Obchod

Obchod v zahraničí - volání obchodníků přes online nástroje

Při expanzi do zahraničí je potřeba vyřešit i jednotnou komunikaci obchodních zástupců. Aby bylo možné hovory zaznamenávat a případně i ukládat, volí firmy online telefonní služby. Díky tomu mají jeden systém, přes který obchodní zástupci volají. Odpadá nutnost smluv s lokálními operátory.

Zákazník: Firma zabývající se prodejem online řešení pro města a obce.

Problém:

  • Expanze do evropských zemí včetně lokálního zastoupení

  • Hledání řešení, které umožní hovory propisovat do CRM systému

  • Nutnost ulehčení dlouhého obchodního procesu pro obchodníky

Řešení:

  • Implementace systému Cloudtalk

  • Propojení se CRM systémem včetně automatického zaznamenávání hovorů

  • Nastavení automatizace pro vytváření aktivit pro obchodníky, aby se věnovali jen činnostem přinášejícím byznys, nikoliv administrativě

Přínos:

  • Jednotný systém pro volání

  • Zrychlení vstupu na trhy

  • Ulehčení práce obchodníkům

  • Jednotný reporting za všechny země


Účetnictví

Konec ručního přepisování faktur do fakturačního systému

Ruční přepisování dat je nákladné. Je zde riziko chyb, ztráty a zabezpečení dokumentů. Dokážeme zautomatizovat až 75% fakturačního procesu. Systém vás upozorní na novou fakturu a vy ji schválíte na 1 klik. Ušetříte náklady na účetní služby a odstraníte zaměstnancům rutinní práce. 

Zákazník: Firma zabývající se rozvozem jídla zaměstnávající nižší tisíce lidí

Problém:

  • náklady na tisk dokumentů a archivaci

  • chybovost lidského faktoru (přepis dat, zapomenutá faktura)

  • nepřehlednost a riziko ztráty faktury

  • zdlouhavý proces schvalování faktur
     

Řešení:

  • Implementace systému automatického čtení faktur a jejich vytěžení

  • Nastavení procesu schvalování příchozích faktur

  • Automatizace proplácení faktur

Přínos:

  • Omezení chybovosti při přepisování faktur

  • Snížení administrativy

  • Sjednocení celého procesu

  • Urychlení schválení jednou osobou při nižších částkách


Účetnictví

Pravidelné měsíční fakturace klientům (SaaS fakturace)

Firmy přecházející na pravidelné platby za své služby řeší automatizaci fakturací těchto plateb. Každý zákazník platí pravidelně za určité množství služeb. To je potřeba pravidelně fakturovat - faktury musí zohledňovat to, jaké služby zákazník za uplynulý měsíc využíval.

Zákazník: Expando - platforma pomáhající eshopům prodávat na marketplace v Česku i zahraničí (Amazon, Alza, Mall, ...)

Problém:

  • Neexistence systému pro automatické faktury, vše se fakturovalo ručně

  • Toto limitovalo expanzi do zahraničí i růst počtu klientů

  • Data v různých systémech, opakovaná práce dohledávání dat

  • Nechtěli na tuto práci najímat více lidí

Řešení:

  • Vytvoření databáze sdružující jejich klienty a jejich data

  • Systém pro fakturaci služeb včetně možnosti custom fakturace - různé měny, různé sazby DPH, plátce/neplátce

Přínos:

  • Možnost navýšení klientů i expanze do zahraničí

  • Omezení manuální práce

  • Škálovatelná kapacita systému

  • Omezení lidských chyb

  • Možnost spravovat a reportovat data v dashboardech pro vedení

  • Data využitelná i pro další oddělení


Projektové řízení

Projektové řízení s umělou inteligencí

Specializované firmy mívají často dlouhý obchodní cyklus, účastní se tendrů a uzavření obchodu má různé fáze žádající vstupy napříc společností. Po uzavření zakázky navíc dochází k samotné realizaci. Obchod není uzavřen podepsáním kontraktu, ale až doručení finálního řešení.

Zákazník: Výrobní firma, která se specializuje na dělící stěny, zelené stěny, halové vestavby, vývoj-výroba-montáž

Problém:

  • veškerý obchod řešen jen přes e-maily a na papíře

  • tištění zadání a projektové dokumentace a k tomu lepení úkolů na barevných papírcích

  • do procesu vstupují nejen obchodníci, ale také projektanti > rozdělování úkolů barevnými papírky

  • obrovská administrativní zátěž, náklady na tisk, nepřehlednost

  • náročné předávání informací mezi všemi účastníky na projektu

  • neprovázanost obchodu a projektového řízení

Řešení:

  • nasazení CRM Pipedrive > zpřehlednění obchodního procesu

  • nasazení nástroje Aputime pro projektové řízení

  • zavedení interní komunikace přes Slack

  • integrace všech zmíněných systémů

  • v Pipedrive jsou u obchodního případu všichni účastníci, kterým jsou delegovány úkoly

  • ve chvíli, kdy je někomu přidělen úkol, je o tom informován notifikací ve Slacku

  • ve chvíli, kdy je obchodní případ označený jako “won”, automaticky se vytvoří složka v Dropboxu, kam se propíšou všechny přílohy z Pipedrive (smlouvy, projektové dokumentace, …), zároveň se založí nový projekt v Aputime -> tam se podle předem definované struktury vytvoří úkoly a přiřadí se odpovědní řešitelé

Přínos:

  • informace o všech obchodních případech na jednom místě

  • digitalizace provozu a úspora času pro všechny zúčastněné

  • eliminace administrativy, tisku, přepisování a chybovosti

  • zefektivnění komunikace, předávání informací a sdílení podkladů k obchodním případům

  • přehled pro vedení firmy - přehled o chodu firmy a reporting

  • efektivní rozplánování práce na základě časových možností řešitelů - pomocí umělé inteligence


Elektronické podepisování smluv

Digitalizace a podepisování smluv online na dálku a bez papírů

Dáváme potřebuje uzavírat smlouvy se zákazníky, podepisovat nabídky a specifikace řešení. Pro interní potřeby je nutné evidovat smlouvy s dodavateli a smluvními partnery, stejně jako smlouvy zaměstnanců a předávací protokoly.

Zákazník: Dáváme s.r.o.

Problém:

  • Veškeré smlouvy podepisovány papírově, následně skenování a uchovávání jak v papírové tak elektronické podobě na sdíleném disku

  • Nutnost vytvářet smlouvy od nuly

  • Velká prodleva mezi uzavřením smlouvy a začátkem zakázky

Řešení:

  • Implementace řešení Signi pro elektronický podpis

  • Vytvoření šablon a vzorů nejčastějších smluv

  • Automatizace odesílání smluv přímo ze CRM Pipedrive

  • Notifikace o podepsání

Přínos:

  • Větší přehled o uzavřených smlouvách

  • Rychlejší proces uzavírání smluv

  • Možnost spolupodepisování smluv všemi jednateli


     


Marketing

Posílání upozornění klientům jako email či sms

Spokojený zákazník je cenné aktivum firmy a je potřeba vztah s ním udržovat. Obchodníci jsou ale často motivováni k novým akvizicím. O současné zákazníky se tak může postarat automatizace komunikace

Zákazník: jedna z největších sítí realitních makléřských firem

Problém:

  • minimální komunikace se zákazníky

  • nulové vytěžování získaných zákazníků v budoucnu

  • minimální přidaná hodnota pro zákazníky

  • bez zaměření na uživatelský zážitek

Řešení:

  • automatizace komunikace se zákazníkem prostřednictví předem definovaných emailů a sms zpráv

  • připomínání nutnosti zaplacení daní z nabytí a z nemovitosti

  • přání k svátku a narozeninám

  • nastavení aktivity "ozvat se zákazníkovi" po stanovené době, kdy je předpoklad, že by zákazník mohl opět řešit situaci ohledně nemovitosti (prodej či nákup)

Přínos:

  • zvýšení spokojenosti zákazníků měřené pozitivní zpětnou vazbou

  • zvýšení míry doporučování - díky připomínání se a přáním k narozeninám a svátku docházelo k doporučování dalším rodinným příslušníkům a známým

  • bez dodatečné práce pro makléře, vše se dělo automatizovaně
     


Další systémy na míru

Online rezervační systém na míru

Zákazník pořádá vzdělávací kurzy. Vše postavené na starém webu. Bez systému na správu kurzů - od vypsání, po registrace, evidence náhradníků až po jejich vyhodnocení. Hlavní problém také byl, že neexistovala evidence. Kurzy jsou obecně administrativně náročné a je potřeba mít systém.

Zákazník: NROS

Problém:

  • Neexistence systému

  • Extrémní míra administrativy

  • Bez přehledu o zaplacení kurzu

  • Malá míra propagace kurů

Řešení:

  • Vytvoření systému pro registraci kurzu, který sám hlídá kapacitu, vytváří pořadník náhradníků, fakturuje a hlídá zaplacení

  • Možnost reflektovat změny - například zavedení slev pro speciální skupinu účastníků

Přínos:

  • Možnost růstu počtu kurzů bez nutnosti zvyšování administrativy

  • Lepší propagace - místo administrativy propagace

  • Zvýšení počtu proběhlých kurzů - když se kurz nenaplnil, tak nebyl uskutečněn


Další systémy na míru

Predikce, výroba a distribuce piva v jednom nástroji

U výrobců spotřebního zboží je potřeba sladit nabídku (výrobu) s poptávkou v jednotlivých zemích. V tomto případě jsme řešili zefektivnění plánování kapacit jednotlivých pivovarů podle odhadu poptávky z jednolivých zemích. V různých zemích se vyrábí různé značky piv, které se následně exportují do většiny zemí světa, ve kterých má tento pivní brand zastoupení.

Zákazník: Mezinárodní výrobce piva s celosvětovou působností

Problém:

  • veškeré plánovaní piva probíhalo v přeposílaných excelových tabulkách

  • docházelo k nutnosti kopírování, riziku chyb

  • neexistoval jednotný reportovací nástroj pro sledování poptávky a výrobních kapacit

Řešení:

  • implementace systému Tabidoo, do kterého mohly jednotlivé pobočky zadávat své předběžné objednávky

  • objednávky se sdružovaly a kontrolovala se kapacita jednotlivých pivovarů, ve kterých se mělo vyrábět

  • v případě překročení výrobní kapacity doporučil systém přesměrování poptávky do jiného místa výroby dané značky

  • systém umožnoval i kontrolu jednotlivých dodávek, sledování doručování a potvrzení přijetí

Přínos:

  • jednotnný systém pro zadávání poptávky a nabídky

  • přehled o kapacitách na jednom místě

  • ulehčení řízení výroby

  • sledování zakázek a jejich plnění včetně doručování v reálném čase

  • upozorňování na expedici i dodání a případné zpoždění, díky kterému se dokázalo snížit náklady na skladování zbytečných zásob

  • a díky tomu se pivo dostávalo k zákazníkům na stůl v nejkratší možné době a nejlepší kvalitě