Případové studie
Oblasti realizace

Obchod
Přechod ze sdíleného excelu na automatizovaný systém
Veškerý byznys řešený v excelech po firmě. Špatná přehlednost, vysoká chybovost, nemožnost škálovat. To vše vyřešeno díky automatizacím a zavedením Pipedrive CRM. Navýšení obchodních případů při stejném množství lidí. Omezení chybovosti.
Problém:
-
obchodní případy v různých excelech po firmě
-
časté přepisování z jednoho excelu do druhého
-
reporting tvořen “slíváním” excelů
-
žádné napojení na banku, veškeré párování plateb ručně
-
žádný přehled o práci obchodního týmu a jeho aktivitách
Řešení:
-
zavedení CRM Pipedrive, nastavení obchodních procesů
-
zaškolení zaměstnanců
-
napojení na banku, hlídání splátek, notifikace dlužníka i odpovědných pracovníků
-
přehled o chodu firmy na jednom místě, reporting za obchodní tým
Přínos:
-
navýšení obchodu při stejném množství lidí
-
eliminace chyb
odstranění rutinní práce (přepisování dat, kontrola bankovních výpisů) -
návratnost nákladů na nový systém do 3 měsíců

Obchod
Řízení více obchodních týmů v CRM Pipedrive
V případě více obchodních týmů napříč regiony nebo i různých typů obchodních týmů (field vs. telesales) je důležité správné nastavení CRM systému pro lepší reporting a vyhodnocování, ale také vytvoření automatizací, které umožňují efektivní spolupráci mezi týmy (například předávání leadů). V obchodě je samozřejmostí i automatizace generování smluv a snížení administrativy obchodníků.
Problém:
-
Firma se rozhodla vytvořit telesales oddělení pro rychlejší odbavení klientů a potřebovala vybrat nástroj pro správu obchodního procesu, protože jejich stávající obchodníci pořádně nevyužívali, protože byl nevhodný pro efektivní vedení obchodu
-
Klient zároveň potřeboval vidět relevantní data, aby mohl zefektivnit celý obchodní proces a odhalit slabá místa.
Řešení:
-
implementace CRM Pipedrive
-
nastavení automatizací usnadňující fungování telesales týmu
-
sdružení dat do přehledných reportů
-
nastavení systému na správu obchodních případů ve čtyřech zemích v rámci Evropy
Přínos:
-
okamžité navýšení počtu uzavřených smluv
-
efektivnější řízení obchodního týmu i jednotlivých obchodníků
-
porovnání mezi zeměmi
-
omezení chyb obchodníků

Obchod
Od poptávky po spokojenost - zjednodušení obchodu díky automatizacím
Spousta českých firem vede různé firemní agendy v různých excelových souborech. V jednom vede obchod, v dalším zákaznickou podporu, jinde vyřizuje uzavírání smluv se zákazníky a obchodními partnery. V tom horším případě se vede vše v jednom velkém souboru. Ten se stává s rostoucím množstvím zákazníků nepřehledným a dochází k chybovosti a zpomalení obchodních zástupců.
Problém:
-
firma vedla veškerou agendu v jednom velkém sdíleném souboru
-
špatná přehlednost jednotlivých obchodních případů
-
zapomínání na zákazníky
-
nemožnost reportingu pro vedení firmy
Řešení:
-
zavedení jednotného CRM Pipedrive
-
nastavení obchodního procesu s navazujícími automatizace
-
integrace s partnery, automatizace vyhledávání potřebných dat
-
nastavení procesu od poptávky až po získání zpětné vazby
Přínos:
-
zvýšení efektivity obchodního týmu - stejný počet zástupců dokázal okamžitě odbavovat 10x více zákazníků
-
omezení zapomínání na důležité kroky v procesu
-
elektronizace komunikace se zákazníkem, posílání připomenutí důležitých milníků ke zvýšení uživatelského zážitku

Obchod
Obchod v zahraničí - volání obchodníků přes online nástroje
Při expanzi do zahraničí je potřeba vyřešit i jednotnou komunikaci obchodních zástupců. Aby bylo možné hovory zaznamenávat a případně i ukládat, volí firmy online telefonní služby. Díky tomu mají jeden systém, přes který obchodní zástupci volají. Odpadá nutnost smluv s lokálními operátory.
Problém:
-
Expanze do evropských zemí včetně lokálního zastoupení
-
Hledání řešení, které umožní hovory propisovat do CRM systému
-
Nutnost ulehčení dlouhého obchodního procesu pro obchodníky
Řešení:
-
Implementace systému Cloudtalk
-
Propojení se CRM systémem včetně automatického zaznamenávání hovorů
-
Nastavení automatizace pro vytváření aktivit pro obchodníky, aby se věnovali jen činnostem přinášejícím byznys, nikoliv administrativě
Přínos:
-
Jednotný systém pro volání
-
Zrychlení vstupu na trhy
-
Ulehčení práce obchodníkům
-
Jednotný reporting za všechny země

Účetnictví
Konec ručního přepisování faktur do fakturačního systému
Ruční přepisování dat je nákladné. Je zde riziko chyb, ztráty a zabezpečení dokumentů. Dokážeme zautomatizovat až 75% fakturačního procesu. Systém vás upozorní na novou fakturu a vy ji schválíte na 1 klik. Ušetříte náklady na účetní služby a odstraníte zaměstnancům rutinní práce.
Problém:
-
náklady na tisk dokumentů a archivaci
-
chybovost lidského faktoru (přepis dat, zapomenutá faktura)
-
nepřehlednost a riziko ztráty faktury
-
zdlouhavý proces schvalování faktur
Řešení:
-
Implementace systému automatického čtení faktur a jejich vytěžení
-
Nastavení procesu schvalování příchozích faktur
-
Automatizace proplácení faktur
Přínos:
-
Omezení chybovosti při přepisování faktur
-
Snížení administrativy
-
Sjednocení celého procesu
-
Urychlení schválení jednou osobou při nižších částkách

Účetnictví
Pravidelné měsíční fakturace klientům (SaaS fakturace)
Firmy přecházející na pravidelné platby za své služby řeší automatizaci fakturací těchto plateb. Každý zákazník platí pravidelně za určité množství služeb. To je potřeba pravidelně fakturovat - faktury musí zohledňovat to, jaké služby zákazník za uplynulý měsíc využíval.
Problém:
-
Neexistence systému pro automatické faktury, vše se fakturovalo ručně
-
Toto limitovalo expanzi do zahraničí i růst počtu klientů
-
Data v různých systémech, opakovaná práce dohledávání dat
-
Nechtěli na tuto práci najímat více lidí
Řešení:
-
Vytvoření databáze sdružující jejich klienty a jejich data
-
Systém pro fakturaci služeb včetně možnosti custom fakturace - různé měny, různé sazby DPH, plátce/neplátce
Přínos:
-
Možnost navýšení klientů i expanze do zahraničí
-
Omezení manuální práce
-
Škálovatelná kapacita systému
-
Omezení lidských chyb
-
Možnost spravovat a reportovat data v dashboardech pro vedení
-
Data využitelná i pro další oddělení

Projektové řízení
Projektové řízení s umělou inteligencí
Specializované firmy mívají často dlouhý obchodní cyklus, účastní se tendrů a uzavření obchodu má různé fáze žádající vstupy napříc společností. Po uzavření zakázky navíc dochází k samotné realizaci. Obchod není uzavřen podepsáním kontraktu, ale až doručení finálního řešení.
Problém:
-
veškerý obchod řešen jen přes e-maily a na papíře
-
tištění zadání a projektové dokumentace a k tomu lepení úkolů na barevných papírcích
-
do procesu vstupují nejen obchodníci, ale také projektanti > rozdělování úkolů barevnými papírky
-
obrovská administrativní zátěž, náklady na tisk, nepřehlednost
-
náročné předávání informací mezi všemi účastníky na projektu
-
neprovázanost obchodu a projektového řízení
Řešení:
-
nasazení CRM Pipedrive > zpřehlednění obchodního procesu
-
nasazení nástroje Aputime pro projektové řízení
-
zavedení interní komunikace přes Slack
-
integrace všech zmíněných systémů
-
v Pipedrive jsou u obchodního případu všichni účastníci, kterým jsou delegovány úkoly
-
ve chvíli, kdy je někomu přidělen úkol, je o tom informován notifikací ve Slacku
-
ve chvíli, kdy je obchodní případ označený jako “won”, automaticky se vytvoří složka v Dropboxu, kam se propíšou všechny přílohy z Pipedrive (smlouvy, projektové dokumentace, …), zároveň se založí nový projekt v Aputime -> tam se podle předem definované struktury vytvoří úkoly a přiřadí se odpovědní řešitelé
Přínos:
-
informace o všech obchodních případech na jednom místě
-
digitalizace provozu a úspora času pro všechny zúčastněné
-
eliminace administrativy, tisku, přepisování a chybovosti
-
zefektivnění komunikace, předávání informací a sdílení podkladů k obchodním případům
-
přehled pro vedení firmy - přehled o chodu firmy a reporting
-
efektivní rozplánování práce na základě časových možností řešitelů - pomocí umělé inteligence

Elektronické podepisování smluv
Digitalizace a podepisování smluv online na dálku a bez papírů
Dáváme potřebuje uzavírat smlouvy se zákazníky, podepisovat nabídky a specifikace řešení. Pro interní potřeby je nutné evidovat smlouvy s dodavateli a smluvními partnery, stejně jako smlouvy zaměstnanců a předávací protokoly.
Problém:
-
Veškeré smlouvy podepisovány papírově, následně skenování a uchovávání jak v papírové tak elektronické podobě na sdíleném disku
-
Nutnost vytvářet smlouvy od nuly
-
Velká prodleva mezi uzavřením smlouvy a začátkem zakázky
Řešení:
-
Implementace řešení Signi pro elektronický podpis
-
Vytvoření šablon a vzorů nejčastějších smluv
-
Automatizace odesílání smluv přímo ze CRM Pipedrive
-
Notifikace o podepsání
Přínos:
-
Větší přehled o uzavřených smlouvách
-
Rychlejší proces uzavírání smluv
-
Možnost spolupodepisování smluv všemi jednateli

Marketing
Posílání upozornění klientům jako email či sms
Spokojený zákazník je cenné aktivum firmy a je potřeba vztah s ním udržovat. Obchodníci jsou ale často motivováni k novým akvizicím. O současné zákazníky se tak může postarat automatizace komunikace
Problém:
-
minimální komunikace se zákazníky
-
nulové vytěžování získaných zákazníků v budoucnu
-
minimální přidaná hodnota pro zákazníky
-
bez zaměření na uživatelský zážitek
Řešení:
-
automatizace komunikace se zákazníkem prostřednictví předem definovaných emailů a sms zpráv
-
připomínání nutnosti zaplacení daní z nabytí a z nemovitosti
-
přání k svátku a narozeninám
-
nastavení aktivity "ozvat se zákazníkovi" po stanovené době, kdy je předpoklad, že by zákazník mohl opět řešit situaci ohledně nemovitosti (prodej či nákup)
Přínos:
-
zvýšení spokojenosti zákazníků měřené pozitivní zpětnou vazbou
-
zvýšení míry doporučování - díky připomínání se a přáním k narozeninám a svátku docházelo k doporučování dalším rodinným příslušníkům a známým
-
bez dodatečné práce pro makléře, vše se dělo automatizovaně

Další systémy na míru
Online rezervační systém na míru
Zákazník pořádá vzdělávací kurzy. Vše postavené na starém webu. Bez systému na správu kurzů - od vypsání, po registrace, evidence náhradníků až po jejich vyhodnocení. Hlavní problém také byl, že neexistovala evidence. Kurzy jsou obecně administrativně náročné a je potřeba mít systém.
Problém:
-
Neexistence systému
-
Extrémní míra administrativy
-
Bez přehledu o zaplacení kurzu
-
Malá míra propagace kurů
Řešení:
-
Vytvoření systému pro registraci kurzu, který sám hlídá kapacitu, vytváří pořadník náhradníků, fakturuje a hlídá zaplacení
-
Možnost reflektovat změny - například zavedení slev pro speciální skupinu účastníků
Přínos:
-
Možnost růstu počtu kurzů bez nutnosti zvyšování administrativy
-
Lepší propagace - místo administrativy propagace
-
Zvýšení počtu proběhlých kurzů - když se kurz nenaplnil, tak nebyl uskutečněn

Další systémy na míru
Predikce, výroba a distribuce piva v jednom nástroji
U výrobců spotřebního zboží je potřeba sladit nabídku (výrobu) s poptávkou v jednotlivých zemích. V tomto případě jsme řešili zefektivnění plánování kapacit jednotlivých pivovarů podle odhadu poptávky z jednolivých zemích. V různých zemích se vyrábí různé značky piv, které se následně exportují do většiny zemí světa, ve kterých má tento pivní brand zastoupení.
Problém:
-
veškeré plánovaní piva probíhalo v přeposílaných excelových tabulkách
-
docházelo k nutnosti kopírování, riziku chyb
-
neexistoval jednotný reportovací nástroj pro sledování poptávky a výrobních kapacit
Řešení:
-
implementace systému Tabidoo, do kterého mohly jednotlivé pobočky zadávat své předběžné objednávky
-
objednávky se sdružovaly a kontrolovala se kapacita jednotlivých pivovarů, ve kterých se mělo vyrábět
-
v případě překročení výrobní kapacity doporučil systém přesměrování poptávky do jiného místa výroby dané značky
-
systém umožnoval i kontrolu jednotlivých dodávek, sledování doručování a potvrzení přijetí
Přínos:
-
jednotnný systém pro zadávání poptávky a nabídky
-
přehled o kapacitách na jednom místě
-
ulehčení řízení výroby
-
sledování zakázek a jejich plnění včetně doručování v reálném čase
-
upozorňování na expedici i dodání a případné zpoždění, díky kterému se dokázalo snížit náklady na skladování zbytečných zásob
-
a díky tomu se pivo dostávalo k zákazníkům na stůl v nejkratší možné době a nejlepší kvalitě

Další systémy na míru
Propojení systémů pro obchod a pro projektový management
Dodavatelé udržitelných zdrojů energií musejí často odmítat zakázky z důvodu přehlcení. Přitom 90 % práce je zde administrativní a lze jí automatizovat. Díky propojení systémů tak lze zvládnout více poptávek při stejném počtu zaměstnanců!
Problém:
-
Odmítání zakázek z důvodu nedostatku kapacity
-
Nepřehledné nástroje pro řízení projektů
-
Přehlcenost administrativou a následné prodlužování čekací doby pro klienty
Řešení:
- implementace systému Pipedrive pro přehled obchodních případů
- implementace systému ClickUp pro řízení projektů
- Propojení systému a následné propisování informací
- Nastavení automatické generace dokumentů a jejich odesílání klientům a úřadům
Přínos:
-
Minimalizace manuální práce a přepisování dat
-
Automatizace komunikace s klienty a úřady
-
Navýšení kapacit bez nutnosti náboru dalších zaměstnanců