Případové studie

Problém:

• obchodní případy v různých excelech po firmě

• časté přepisování z jednoho excelu do druhého

• reporting tvořen “slíváním” excelů

• žádné napojení na banku, veškeré párování plateb ručně

• žádný přehled o práci obchodního týmu a jeho aktivitách

Řešení:

• zavedení CRM Pipedrive, nastavení obchodních procesů

• zaškolení zaměstnanců

• napojení na banku, hlídání splátek, notifikace dlužníka i odpovědných pracovníků

• přehled o chodu firmy na jednom místě, reporting za obchodní tým

Přínos:

• navýšení obchodu při stejném množství lidí

• eliminace chyb
  odstranění rutinní práce (přepisování dat, kontrola bankovních výpisů)

• návratnost nákladů na nový systém do 3 měsíců

Problém:

• Firma se rozhodla vytvořit telesales oddělení pro rychlejší odbavení klientů a potřebovala vybrat nástroj pro správu obchodního procesu, protože jejich stávající obchodníci pořádně nevyužívali, protože byl nevhodný pro efektivní vedení obchodu

• Klient zároveň potřeboval vidět relevantní data, aby mohl zefektivnit celý obchodní proces a odhalit slabá místa.

Řešení:

• implementace CRM Pipedrive

• nastavení automatizací usnadňující fungování telesales týmu

• sdružení dat do přehledných reportů

• nastavení systému na správu obchodních případů ve čtyřech zemích v rámci Evropy

Přínos:

• okamžité navýšení počtu uzavřených smluv

• efektivnější řízení obchodního týmu i jednotlivých obchodníků

• porovnání mezi zeměmi

• omezení chyb obchodníků

Problém:

• firma vedla veškerou agendu v jednom velkém sdíleném souboru

• špatná přehlednost jednotlivých obchodních případů

• zapomínání na zákazníky

• nemožnost reportingu pro vedení firmy

Řešení:

• zavedení jednotného CRM Pipedrive

• nastavení obchodního procesu s navazujícími automatizace

• integrace s partnery, automatizace vyhledávání potřebných dat

• nastavení procesu od poptávky až po získání zpětné vazby

Přínos:

• zvýšení efektivity obchodního týmu - stejný počet zástupců dokázal okamžitě odbavovat 10x více zákazníků

• omezení zapomínání na důležité kroky v procesu

• elektronizace komunikace se zákazníkem, posílání připomenutí důležitých milníků ke zvýšení uživatelského zážitku

Problém:

• Expanze do evropských zemí včetně lokálního zastoupení

• Hledání řešení, které umožní hovory propisovat do CRM systému

• Nutnost ulehčení dlouhého obchodního procesu pro obchodníky

Řešení:

• Implementace systému Cloudtalk

• Propojení se CRM systémem včetně automatického zaznamenávání hovorů

• Nastavení automatizace pro vytváření aktivit pro obchodníky, aby se věnovali jen činnostem přinášejícím byznys, nikoliv administrativě

Přínos:

• Jednotný systém pro volání

• Zrychlení vstupu na trhy

• Ulehčení práce obchodníkům

• Jednotný reporting za všechny země

Problém:

• náklady na tisk dokumentů a archivaci

• chybovost lidského faktoru (přepis dat, zapomenutá faktura)

• nepřehlednost a riziko ztráty faktury

• zdlouhavý proces schvalování faktur
   

Řešení:

• Implementace systému automatického čtení faktur a jejich vytěžení

• Nastavení procesu schvalování příchozích faktur

• Automatizace proplácení faktur

Přínos:

• Omezení chybovosti při přepisování faktur

• Snížení administrativy

• Sjednocení celého procesu

• Urychlení schválení jednou osobou při nižších částkách

Problém:

• Neexistence systému pro automatické faktury, vše se fakturovalo ručně

• Toto limitovalo expanzi do zahraničí i růst počtu klientů

• Data v různých systémech, opakovaná práce dohledávání dat

• Nechtěli na tuto práci najímat více lidí

Řešení:

• Vytvoření databáze sdružující jejich klienty a jejich data

• Systém pro fakturaci služeb včetně možnosti custom fakturace - různé měny, různé sazby DPH, plátce/neplátce

Přínos:

• Možnost navýšení klientů i expanze do zahraničí

• Omezení manuální práce

• Škálovatelná kapacita systému

• Omezení lidských chyb

• Možnost spravovat a reportovat data v dashboardech pro vedení

• Data využitelná i pro další oddělení

Problém:

• veškerý obchod řešen jen přes e-maily a na papíře

• tištění zadání a projektové dokumentace a k tomu lepení úkolů na barevných papírcích

• do procesu vstupují nejen obchodníci, ale také projektanti > rozdělování úkolů barevnými papírky

• obrovská administrativní zátěž, náklady na tisk, nepřehlednost

• náročné předávání informací mezi všemi účastníky na projektu

• neprovázanost obchodu a projektového řízení

Řešení:

• nasazení CRM Pipedrive > zpřehlednění obchodního procesu

• nasazení nástroje Aputime pro projektové řízení

• zavedení interní komunikace přes Slack

• integrace všech zmíněných systémů

• v Pipedrive jsou u obchodního případu všichni účastníci, kterým jsou delegovány úkoly

• ve chvíli, kdy je někomu přidělen úkol, je o tom informován notifikací ve Slacku

• ve chvíli, kdy je obchodní případ označený jako “won”, automaticky se vytvoří složka v Dropboxu, kam se propíšou všechny přílohy z Pipedrive (smlouvy, projektové dokumentace, …), zároveň se založí nový projekt v Aputime -> tam se podle předem definované struktury vytvoří úkoly a přiřadí se odpovědní řešitelé

Přínos:

• informace o všech obchodních případech na jednom místě

• digitalizace provozu a úspora času pro všechny zúčastněné

• eliminace administrativy, tisku, přepisování a chybovosti

• zefektivnění komunikace, předávání informací a sdílení podkladů k obchodním případům

• přehled pro vedení firmy - přehled o chodu firmy a reporting

• efektivní rozplánování práce na základě časových možností řešitelů - pomocí umělé inteligence

Problém:

• Veškeré smlouvy podepisovány papírově, následně skenování a uchovávání jak v papírové tak elektronické podobě na sdíleném disku

• Nutnost vytvářet smlouvy od nuly

• Velká prodleva mezi uzavřením smlouvy a začátkem zakázky

Řešení:

• Implementace řešení Signi pro elektronický podpis

• Vytvoření šablon a vzorů nejčastějších smluv

• Automatizace odesílání smluv přímo ze CRM Pipedrive

• Notifikace o podepsání

Přínos:

• Větší přehled o uzavřených smlouvách

• Rychlejší proces uzavírání smluv

• Možnost spolupodepisování smluv všemi jednateli
  
  
   

Problém:

• minimální komunikace se zákazníky

• nulové vytěžování získaných zákazníků v budoucnu

• minimální přidaná hodnota pro zákazníky

• bez zaměření na uživatelský zážitek

Řešení:

• automatizace komunikace se zákazníkem prostřednictví předem definovaných emailů a sms zpráv

• připomínání nutnosti zaplacení daní z nabytí a z nemovitosti

• přání k svátku a narozeninám

• nastavení aktivity "ozvat se zákazníkovi" po stanovené době, kdy je předpoklad, že by zákazník mohl opět řešit situaci ohledně nemovitosti (prodej či nákup)

Přínos:

• zvýšení spokojenosti zákazníků měřené pozitivní zpětnou vazbou

• zvýšení míry doporučování - díky připomínání se a přáním k narozeninám a svátku docházelo k doporučování dalším rodinným příslušníkům a známým

• bez dodatečné práce pro makléře, vše se dělo automatizovaně
   

Problém:

• Neexistence systému

• Extrémní míra administrativy

• Bez přehledu o zaplacení kurzu

• Malá míra propagace kurů

Řešení:

• Vytvoření systému pro registraci kurzu, který sám hlídá kapacitu, vytváří pořadník náhradníků, fakturuje a hlídá zaplacení

• Možnost reflektovat změny - například zavedení slev pro speciální skupinu účastníků

Přínos:

• Možnost růstu počtu kurzů bez nutnosti zvyšování administrativy

• Lepší propagace - místo administrativy propagace

• Zvýšení počtu proběhlých kurzů - když se kurz nenaplnil, tak nebyl uskutečněn

Problém:

• veškeré plánovaní piva probíhalo v přeposílaných excelových tabulkách

• docházelo k nutnosti kopírování, riziku chyb

• neexistoval jednotný reportovací nástroj pro sledování poptávky a výrobních kapacit

Řešení:

• implementace systému Tabidoo, do kterého mohly jednotlivé pobočky zadávat své předběžné objednávky

• objednávky se sdružovaly a kontrolovala se kapacita jednotlivých pivovarů, ve kterých se mělo vyrábět

• v případě překročení výrobní kapacity doporučil systém přesměrování poptávky do jiného místa výroby dané značky

• systém umožnoval i kontrolu jednotlivých dodávek, sledování doručování a potvrzení přijetí

Přínos:

• jednotnný systém pro zadávání poptávky a nabídky

• přehled o kapacitách na jednom místě

• ulehčení řízení výroby

• sledování zakázek a jejich plnění včetně doručování v reálném čase

• upozorňování na expedici i dodání a případné zpoždění, díky kterému se dokázalo snížit náklady na skladování zbytečných zásob

• a díky tomu se pivo dostávalo k zákazníkům na stůl v nejkratší možné době a nejlepší kvalitě

Problém:

• Odmítání zakázek z důvodu nedostatku kapacity

• Nepřehledné nástroje pro řízení projektů

• Přehlcenost administrativou a následné prodlužování čekací doby pro klienty

Řešení:

• implementace systému Pipedrive pro přehled obchodních případů
• implementace systému ClickUp pro řízení projektů
• Propojení systému a následné propisování informací
• Nastavení automatické generace dokumentů a jejich odesílání klientům a úřadům

Přínos:

• Minimalizace manuální práce a přepisování dat

• Automatizace komunikace s klienty a úřady

• Navýšení kapacit bez nutnosti náboru dalších zaměstnanců