Jak dlouho trvá zavedení Pipedrive CRM do firmy?

Nový firemní software je pro každou organizaci výzva. Jak je to u Pipedrive CRM? Jak dlouho trvá jeho zavedení a fungování? Z naší zkušenosti trvá zavedení Pipedrive od 2 do 8 týdnů. Záleží především na velikosti firmy a také na zvoleném přístupu.

Upozornění - Pipedrive lze nastavit během pár hodin - v tomto článku se ale zabýváme kompletním procesem od zadání až po reporting a to si nějaký čas vezme.

Pro hladké zavedení Pipedrive CRM si projdete těmito fázemi:

1. definování potřeby a hlavně vlastních procesů
2. nastavení CRM systému
3. import dat
4. otestování zvolenými uživateli
5. zaškolení obchodníků a dalších uživatelů
6. nastavení reportingu
7. rozšíření díky automatizacím a integracím

1. Definování potřeby a vlastních procesů

Hodně firem to prý má, ale málokdy jsem to viděl. Firmy si myslí, že mají definice hotové, ale spíš jen znají to, jak to ve firmě chodí. A často to každý zná ze svého úhlu pohledu.

Je potřeba si na začátku říct, k čemu mi má CRM sloužit, proč ho zavádím. Na to pak navazuje kdo ho bude používat a jak. Aby bylo možné systém nastavit a přejít tak k bodu dva, je potřeba mít sepsaný obchodní proces - nebo prostě to, jak firma vydělává peníze. Tady pozor - obchodní ředitel si myslí, že obchod nějak funguje, ale pak často narazíme na to, že obchodníci nám popisují úplně jinou realitu procesu uzavření obchodu. Mluvte s obchodníky.

Tento proces trvá 1-10 pracovních dní.

2. Nastavení CRM Pipedrive

Nastavení CRM může být trvat krátce, ale může zabrat i dny. V tomto je dobré využít partnera CRM Pipedrive - například Dáváme, jakožto největšího Pipedrive partnera ve střední Evropě. Partner vám dokáže nastavit systém bez necházení slepých uliček. Zároveň přesně bude vědět, jak Pipedrive ve vašem případě používat a naučí vás to.

Můžete si Pipedrive nastavit i sami. Pokud chcete radu, co vše je potřeba nastavit a co byste měli mít, tak tady je to naprosté minimum:

• nastavení obchodní nástěnky (pipeline) - tady doporučujeme maximálně 7 fází (stages) a maximálně 30 dealů v jedné fázi
• nastavení vlastních polí u dealů, osob a organizací - u osob určitě udělejte oslovení v 5.pádu, bude se hodit, u organizací určitě přidejte IČ
• nastavení aktivit - nejspíš si vystačíte se zavoláním a schůzkou, případně s úkolem, ostatní aktivity můžete vymazat, aby nepřekážely
• nastavení důvodu ztráty obchodního případu - zde nedávejte možnost "přidat jiné" 
• synchronizace účtu s emailem, kalendářem a případně i kontakty

U větších týmů nezapomínejte na různé možnosti oprávnění a taky různé nastavení nástěnek pro týmy z různých zemí či různých oddělení firmy.

Tato část trvá 1-5 pracovních dní.

3. Import dat

V Pipedrive je možnost data importovat buď z jiného CRM, nebo přes excel/csv soubor. Import nezabere moc času sám o sobě. Před samotným importem byste si měli udělat vlastní domácí úkol - očistit importovaná data. Tady je myšleno - nemít duplicity, mít správné údaje u daných lidí a firem, importovat správně obchodní případy, mít připravené produkty a další.

Import zabere pár (desítek) minut. Čištění dat je ale často aktivita trvající dny i týdny.

Některé firmy začínají ale naprosto od nuly. V tom případě můžete tento krok přeskočit.

4. Otestování zvolenými uživateli

V některých případech si firmy testují Pipedrive jen mezi pár vybranými uživateli a až poté jej rozrolují na všechny obchodníky ve firmě.

Tento přístup má výhodu v tom, že se vybraná osoba naučí s Pipedrivem, získá první zkušenosti, bude vědět, jak obchod vést a uzavírat. Zároveň pomůže s úpravou systému před samotným spuštěním pro všechny. 

Jakmile získají přístup všichni obchodníci, je potřeba mít vychytané využívání, abyste je nemuseli znovu a znovu přeškolovat. V tomto vybraná osoba či osoby pomůžou. Ostatní lidi jsou pak také zaškoleni těmito vybranými.

Některé firmy tento krok vynechávají a rovnou to spustí pro všechny.

Testování zvolenými uživateli trvá většinou 2 týdny až 2 měsíce.

5. Zaškolení obchodníků a dalších uživatelů

Zaškolení trvá větišnou pár hodin 1-3 hodiny. Pipedrive je velmi intuitivní a lidé jsou naváděni samotným rozhraním k využivání funkcí. Tady ale doporučujeme mít připravené jak školicí video pro nové obchodníky, tak i papírový manuál, jak Pipedrive používat.

Díky tomu mají všichni obchodníci správnou znalost CRM a využívají ho naplno a správně.

Máte-li v Pipedrive i další uživatele (zákaznická podpora, accounti, lidé z financí), tak je potřeba postupovat stejně jako u obchodníků - včetně nahrání videa a vytvoření materiálů, jak systém používat. Ušetříte si tak hodně startostí a nervů.

Tvorba materiálů trvá 1-3 dny.

6. Nastavení reportingu

Reporting je podstatná součást CRM Pipedrive. Díky němu můžete mít přehled o firmě, o obchodě i o samotných obchodnících. Hodí se jak na porady vedení, tak i na pravidelné meetingy obchodníků a obchodního ředitele. 

Nastavením reportingu se zabývám ve webináři - doporučuji si jej pustit.

A co se týká nastavení - vytvoření dashboardů je otázka 1-2 dní. Co ale trvá nejdéle, je samotný sběr dat. Proto doporučujeme nastavovat reporting nejdřív 14 dní od začátku využívání, často nastavujeme reporting ale až 2, 3 měsíce po využívání Pipedrive všemi uživateli.

7. Rozšíření díky automatizacím a integracím

Tento bod následuje běžně až s odstupem pár měsíců od začátku využívání Pipedrive. Díky automatizacím se dá ušetřit spousta aktivit obchodníka. Ten tak získá víc času na samotný obchod. Co se integrací týká - tak ani Pipedrive není všemocný a nenabízí některé funkce, které jiné systémy mají. Pipedrive se zaměřuje jen na to, v čem je nejlepší - Customer Relationship Managementu. Ostatní aplikace je možné s Pipedrive propojit. Jedná se především o nástroje pro fakturace, projektový management či tvorbu nabídek a smluv.

Potřebujete-li pomoci se zavedením Pipedrive do firmy, kontaktujte nás.

Mohlo by vás též zajímat