3 důvody, proč ani nejlepší aplikace u vás neuspěje

Září 20, 2022

Už jste si někdy vybírali, jaký nový nástroj začnete ve firmě používat? A věděli jste, že máte jen asi 35% šanci, že to bude právě u vás fungovat? Pojďme se podívat na to, proč to není jen o správném průzkumu trhu, výběreme pár nástrojů na shortlist a vyzkoušení aplikací v trial verzi. 

V roce 2012/2013 jsme ve startupu Storyous vybírali CRM systém. Během půl roku jsme vyzkoušeli 4 systémy - Nutshell, Hubspot, Basecamp a Pipedrive. Až u toho posledního jsme zůstali dlouhodobě. Ale i tak to málem nevyšlo. Důvodů bylo několik.

Proč jsme (skoro) neuspěli? Tady jsou 3 důvody, proč firmy nejsou úspěšné se zaváděním nových aplikací, které by jim měli pomoc v rozvoji a škálování.

  1. Přílišný výběr - rozhodovací paralýza
  2. Nastavení systému
  3. Zaškolení lidí a důsledný řád v používání nástroje

Přílišný výběr

Aplikací na každou firemní potřebu jsou desítky, někdy i stovky. U každého nástroje vás zaujme a nadchne něco jiného. Takže vyberete jeden nástroj, ale zjistíte, že nemá funkci, kterou byste třeba chtěli mít a přitom ji má jiná aplikace. U CRM si lidé často myslí, že potřebují 150 funkcí, které vypadají fakt dobře. Ale realita je taková, že zrovna u CRM systému jsou potřeba 4 funkce, které musí být dokonalé. Zbytek je "nice-to-have".  (Pro zvědavé: jednoduché zadání nového obchodního případu, plánování aktivit, synchronizace (nejen) emailové komunikace a reporting.)

Řešení: definujte si to, co opravdu považujete za podstatné - 3-4 funkce. A u vybraných nástrojů se dívejte jen a jen na ně. Používá se vám to dobře, je to pochopitelné pro nováčky, umí to přesně co má? Všechno ostatní je fajn, ale pokud má aplikace API, tak vše další můžete mít add-hoc (například dotažení informací z rejstříku, informace o platbách faktur, atp).

Nastavení systému

Každá firma a uživatel je trochu jiný. Ale vy dostanete na vyzkoušení aplikaci v univerzálním nastavení, které si musíte přizpůsobit sobě. Vy přitom nástroj nevíte, nemáte s ním zkušenosti. Příkladem jsou nástroje na projektový management. Je vaše zadání zrovna projekt, úkol, podúkol, skupina, list? To se dozvíte až po pár měsících používání. Nastavení přesně pro vaši firmu nezvládnete velmi pravděpodobně dobře. A jakmile to špatně nastavíte, jedete špatně hned od začátku.

V našem příkladu implementace CRM to byl přímo jeden ze zakladatelů, který znal firmu a procesy a dokázal to nastavit podle skutečných potřeb firmy.

Řešení: najít někoho s podobným využíváním, který může ukázat, jak to mají nastavené ve své firmě, nebo využít služeb partnera dané aplikace (většina aplikací má implementační partnery, stačí se podívat na jejich stránky), který už nastavoval systém mnohokrát a ví, co udělat správně a čemu se vyhnout

Zaškolení lidí

Toto je asi nejdůležitější úkol ze všech. Pokud vyberete správný nástroj a dobře ho i nastavíte, stejně může veškeré vaše snažení ztroskotat na lidech. Pokud lidi nebudou správně vědět, jak aplikaci používat, nebo to pro ně bude příliš složité, skončí to neblaze. Když jsme vybrali první CRM, tak obchodníci jej vyplňovali (z donucení), ale stále používali papír nebo excel, kde si všechny případy vedli. Práce se tak duplikovala a zkracoval se čas na otvírání nových obchodních příležitostí.

Řešení: hned od začátku výběru probírejte s lidmi jejich denní aktivity - musíte vědět přesně, jak fungují a co dělají. Ukažte jim nástroj, nastavujte ho s nimi. Sledujte je, jak aplikaci využívají. Toto dělejte klidně na denní bázi v průběhu prvního měsíce využívání. Druhý důležitý bod je, že musíte pravidelně kontrolovat, zda nástroj stále dobře obsluhují. Udělejte jim manuály a "trestejte" je za každé odchýlení od něj. Možná se jim to nebude líbit. Možná že jste to špatně nastavili. Ale úpravy dělejte až s odstupem.

Rada na závěr

Vždy přenechte zodpovědnost za aplikaci 1 osobě, která bude jejím vlastníkem. Nový software se musí stát miláčkem (nebo aspoň oblíbencem) člověka, který bude hlídat, že se s ním dobře pracuje. V případě CRM je to obchodní ředitel nebo jeho pravá ruka, v případě marketingových nástrojů šéf marketingu, u projektových nástrojů výkonný ředitel. Nezanedbávejte ani celofiremní aplikace - i takový Slack nebo Teamsy si zaslouží vlastníka, který je bude "udržovat v kondici".

Bohužel s růstem firmy se novým aplikacím, automatizacím, digitalizaci nevyhnete. Vybírejte chytře, správně nastavujte, mluvte s uživateli. Udělejte si domácí úkoly. Ušetříte čas i peníze.