Jak zvýšit produktivitu vašeho týmu pomocí automatizace?

Automatizace je jedním z nejlepších způsobů, jak zvýšit produktivitu vašeho týmu.

Nejen, že se postará o rutinní úkoly, které vás každý den brzdí, ale uspoří vám také čas. Ten pak můžete věnovat podstatným věcem, které zásadně ovlivňují úspěch vašeho podnikání.

4 kroky ke zvýšení produktivity vašeho týmu pomocí automatizace

1. Definujte procesy svého týmu

Tým, který nemá jasně definované procesy, to bude mít na začátku s automatizací těžké. Pokud nemáte jasný a definovaný proces, nebudete schopni určit části procesu, které potřebujete automatizovat. A nebudete schopni určit lidi a klíčové úkoly potřebné k dosažení požadovaných výsledků.

2. Odhalte riziková místa

Poté je třeba si určit všechny “ručně” prováděné a opakující se úkoly, které jsou často náchylné k lidské chybě a neefektivitě. Stručně řečeno, stanovte si úkoly, u kterých by automatizace mohla zvýšit produktivitu a snížit pravděpodobnost lidské chyby. 

3. Spočítejte si náklady a přínosy automatizace vašich procesů

Spočítejte si, zda je přínos ze zvýšení produktivity díky automatizaci větší než náklady.  Existují však situace, kdy byste se neměli rozhodovat pro automatizaci pouze na základě čísel. 

4. Sestavte si svůj plán automatizace

Posledním krokem k automatizaci vašich procesů je vytvoření plánu automatizace. Doporučujeme si automatizaci před implementací představit, přemýšlet o ní a načrtnout si ji. 

Běžné úkony řešte pomocí Make

Mezi nejčastěji se opakující rutinně prováděné úkoly patří: zadávání dat, schvalování a aktualizace.

Import dat

Když musíte ručně sbírat data z různých zdrojů a poté je nahrát do systému, může to vašemu týmu trvat hodiny. Pokud chcete svému týmu ušetřit čas a předcházet chybám, Make vám umožní automaticky shromažďovat data z mnoha zdrojů, jako je mimo jiné i Gmail.

Můžete také data nahrávat do mnoha dalších systémů, např. ActiveCampaign.To jsou jen dva příklady, ale pokud potřebujete přesunout data z jedné aplikace do druhé, je pravděpodobné, že to Make udělá za vás automaticky.

Schválení

Zaměstnanci potřebují schválit faktury, projekty atd. Schvalovací procesy můžete automatizovat vytvořením opakovaně použitelných šablon, které mohou automaticky vyplnit potřebné informace. 

Aktualizace

Automatická aktualizace stavu projektů (obchodních případů) je mnohem efektivnější a pohodlnější. S Make můžete automaticky přijímat aktualizace stavu projektu vytvořením scénáře, který vašemu týmu zašle zprávu např. na Microsoft Teams o počtu úkolů a dílčích úkolů, které ještě v projektovém nástroji zbývají. 

Můžete také automaticky dostávat aktualizace stavu obchodního případu vytvořením scénáře, který pošle e-mail vašemu týmu pokaždé, když je do CRM přidán nový kontakt.

Pokud potřebujete být informováni o události v jiné aplikaci, nechte Make, aby se o to postaral za vás.

Zvyšte produktivitu svého týmu.

Automatizace prokazatelně zvyšuje produktivitu týmu, ale její správná implementace vyžaduje čas, soustředění a úsilí.

Pokud však správně definujete procesy svého týmu, odhalíte riziková místa a vytvoříte plán automatizace, budete schopni automatizovat spoustu úkolů souvisejících se zadáváním dat, schvalováním a vedením projektů.  Pokud chcete začít se zvyšováním produktivity vašeho týmu pomocí automatizace, vytvořte si svůj první scénář s Make ještě dnes!

Máte otázky?  Kontaktujte nás: adela.hricova@davame.cz, tel.: +420 773 660 828