Když i mistři projektů a procesů potřebují systém: Jak jsme expertům Projectmanu pomohli ovládnout obchod s Pipedrive
Během tří měsíců se Projectman zbavil limitů starého CRM a přešel na Pipedrive, který přinesl přehled, zastupitelnost account manažerů i reporting na míru. Díky agilnímu přístupu jsme byli LIVE o měsíc dřív, než se původně plánovalo.
O klientovi
Projectman vznikl v roce 2010 jako iniciativa Petra Janiše, zkušeného projektového manažera, který chtěl do Česka přinést kvalitní platformu pro projektové řízení a odborníky v této oblasti. O rok později se k němu připojil Petr Veselý a společně začali budovat značku, která dnes patří mezi významné hráče na trhu projektového a procesního řízení.
V roce 2020 se vedení rozšířilo o Jiřího Tonara a tým Projectmanu už tehdy podporoval více než 50 kontraktorů na projektech u klientů. Firma zároveň začala rozšiřovat své služby nad rámec projektového řízení, zejména o business analýzu.
Dnes Projectman zastřešuje více než 100 odborníků specializovaných na řízení projektů, byznys analýzu, tvorbu uživatelsky přívětivých designů i správu dat a umělou inteligenci, přičemž interní tým se zdvojnásobil a umožňuje firmě pokrýt nejen outsourcing odborníků, ale také konzultace a školení na míru. Projectman tak propojuje špičkové experty s potřebami klientů a dlouhodobě pomáhá firmám dosahovat jejich strategických cílů.
Počáteční situace
Projectman dlouhodobě využíval systém Zoho ATS. Tento nástroj však přestával odpovídat rostoucím potřebám firmy a jejich obchodního týmu. Chyběla flexibilita i funkce, které by dokázaly podpořit naplňování obchodní strategie a umožnily řídit komplexnější procesy napříč odděleními.
Obchodníci i management naráželi na několik zásadních překážek:
- Nedostatečná podpora obchodní strategie – stávající software neposkytoval potřebné nástroje pro práci s key account managementem, plánování a predikce.
- Chybějící multipipeline přehled – jednotlivé obchodní streamy potřebovaly vlastní pipeline se specifickými stavy a pravidly, což Zoho neumožňovalo. Pipeline je vizuální znázornění celého prodejního procesu, krok za krokem. Představte si ho jako potrubí, do kterého na jedné straně sypete nové obchodní příležitosti (leady) a na druhé straně z něj vypadávají uzavřené obchody (objednávky/kontrakty).
- Slabá zastupitelnost account manažerů – v systému nebyly dostatečně detailní informace o klientech, což zvyšovalo riziko závislosti na jednotlivcích.
- Komplikovaná integrace a nízká míra automatizace – i jednoduchá napojení na okolní systémy byla časově i technicky náročná.
- Nedostatečný reporting – firma chtěla řídit obchod na základě dat, nikoliv pocitů, ale Zoho nedokázalo nabídnout potřebnou úroveň přehledů a vizualizací.
Situace se tak stávala neudržitelnou. Projectman potřeboval moderní CRM, které by reflektovalo jejich způsob práce, poskytlo obchodnímu týmu jasnou strukturu a umožnilo snadné propojení s dalšími procesy ve firmě.
- Nedostatečná podpora obchodní strategie – stávající software neposkytoval potřebné nástroje pro práci s key account managementem, plánování a predikce.
- Chybějící multipipeline přehled – jednotlivé obchodní streamy potřebovaly vlastní pipeline se specifickými stavy a pravidly, což Zoho neumožňovalo. Pipeline je vizuální znázornění celého prodejního procesu, krok za krokem. Představte si ho jako potrubí, do kterého na jedné straně sypete nové obchodní příležitosti (leady) a na druhé straně z něj vypadávají uzavřené obchody (objednávky/kontrakty).
- Slabá zastupitelnost account manažerů – v systému nebyly dostatečně detailní informace o klientech, což zvyšovalo riziko závislosti na jednotlivcích.
- Komplikovaná integrace a nízká míra automatizace – i jednoduchá napojení na okolní systémy byla časově i technicky náročná.
- Nedostatečný reporting – firma chtěla řídit obchod na základě dat, nikoliv pocitů, ale Zoho nedokázalo nabídnout potřebnou úroveň přehledů a vizualizací.
Cíl projektu
Projectman se rozhodl udělat krok vpřed a nahradit dosavadní systémy moderním CRM řešením, které by dokázalo podpořit jejich obchodní strategii a růst firmy. Cílem bylo získat nástroj, který bude nejen přehledný a uživatelsky přívětivý, ale hlavně bude odpovídat specifickým potřebám jejich obchodních procesů.
Konkrétní cíle projektu byly:
- Zavést multipipeline evidenci – vytvořit samostatné pipeline pro jednotlivé obchodní streamy s vlastními pravidly a možností predikcí.
- Zajistit detailní klientskou databázi – tak, aby byla zajištěna zastupitelnost account manažerů a snížilo se riziko závislosti na jednotlivcích.
- Podpořit obchodní strategii a metodiky – například jasné oddělení leadů a opportunity nebo plánování na úrovni klientů a account manažerů.
- Zjednodušit integrace a zvýšit míru automatizace – CRM mělo umožnit rychlejší napojení na okolní systémy (např. ATS) a automatizovat rutinní činnosti.
- Posílit reporting a datovou analytiku – obchodní rozhodnutí měla vycházet z přesných dat, predikcí a vizualizací, nikoliv z pocitů.
- Připravit CRM na budoucí rozvoj – vybrat nástroj, který poroste spolu s firmou a umožní zavádění nových funkcionalit i postupů.
"Implementace Pipedrive nám přinesla jasnou strukturu a lepší predikci výsledků. Oceňujeme hlavně flexibilní postup a rychlé nasazení, které nám umožnilo začít nový rok s novým systémem." - řekl klient
- Zavést multipipeline evidenci – vytvořit samostatné pipeline pro jednotlivé obchodní streamy s vlastními pravidly a možností predikcí.
- Zajistit detailní klientskou databázi – tak, aby byla zajištěna zastupitelnost account manažerů a snížilo se riziko závislosti na jednotlivcích.
- Podpořit obchodní strategii a metodiky – například jasné oddělení leadů a opportunity nebo plánování na úrovni klientů a account manažerů.
- Zjednodušit integrace a zvýšit míru automatizace – CRM mělo umožnit rychlejší napojení na okolní systémy (např. ATS) a automatizovat rutinní činnosti.
- Posílit reporting a datovou analytiku – obchodní rozhodnutí měla vycházet z přesných dat, predikcí a vizualizací, nikoliv z pocitů.
- Připravit CRM na budoucí rozvoj – vybrat nástroj, který poroste spolu s firmou a umožní zavádění nových funkcionalit i postupů.
"Implementace Pipedrive nám přinesla jasnou strukturu a lepší predikci výsledků. Oceňujeme hlavně flexibilní postup a rychlé nasazení, které nám umožnilo začít nový rok s novým systémem." - řekl klient
Průběh spolupráce
1. Proof of Concept
Prvním krokem bylo měsíční PoC, ve kterém jsme nastavili testovací prostředí Pipedrive tak, aby odpovídalo procesům používaným v Zoho.
-
Obchodníci si systém prakticky vyzkoušeli v každodenní práci.
-
Pro celý tým proběhlo úvodní školení, aby se rychle zorientovali.
-
Po měsíci jsme společně vyhodnotili zkušenosti – a potvrdilo se, že Pipedrive je vhodným řešením.
2. Implementace a import dat
Na základě výsledků PoC jsme se pustili do ostré implementace.
-
Přenesli jsme nastavení z testovací verze a rozšířili je o detaily a automatizace, které usnadnily práci obchodníkům i manažerům.
-
Importovali jsme historická data a obchodní příležitosti, aby firma nepřišla o cenné záznamy a mohla využívat reporting i zpětně.
-
Zohlednili jsme potřebu multipipeline struktury a nastavili tři oddělené pipeline pro různé byznysové jednotky.
3. Onboarding a školení
Součástí projektu bylo také školení na míru, které jsme připravili pro celý obchodní tým.
-
Zaměřili jsme se nejen na práci se systémem, ale i na vysvětlení přínosů nového nastavení.
-
Díky tomu se podařilo získat pozitivní přijetí uživatelů a rychlou adopci nového CRM.
-
Klíčový uživatel byl zapojen i do implementace, což zajistilo, že firma si osvojila know-how pro správu systému do budoucna.
4. Agilní postup a rychlejší nasazení
Implementace probíhala postupně a agilně, se zaměřením na nejdůležitější funkce. Díky tomuto přístupu jsme dokázali projekt spustit o celý měsíc dříve, než bylo původně plánováno. Projectman tak mohl nový rok odstartovat již v novém systému.
Závěr
Dnes Projectman pracuje v jednotném CRM systému Pipedrive, který plně podporuje jejich obchodní procesy a strategické cíle. Obchodníci mají k dispozici přehledné pipeline pro tři obchodní oddělení, manažeři vidí výsledky v reálném čase a díky napojení na další systémy se podařilo propojit klíčové procesy firmy.
Zavedení Pipedrive přineslo několik zásadních změn:
- Viditelnost výsledků napříč firmou – management i obchodníci mají k dispozici data pro predikce, reporting i sledování cílů.
- Zastupitelnost account manažerů – detailní informace o klientech umožňují pokračovat v práci bez ohledu na konkrétního člověka.
- Automatizace a integrace – rutinní činnosti se výrazně zrychlily a propojení s ATS je nyní otázkou jednoduchého nastavení přes MAKE.
- Agilní přístup a rychlá adopce – díky PoC fázi a zapojení klíčového uživatele se podařilo tým nadchnout pro nový systém a spustit projekt o měsíc dříve, než se plánovalo.
připravené na míru byznysovým jednotkám
rychlejší implementace, než bylo plánováno
proškoleno a aktivně používá systém
Máte zájem o vlastní řešení?
Spojíme se s vámi, projdeme vaše procesy a řekneme vám, jak věci dělají úspěšné firmy. Pokud vás to zaujme, ukážeme vám, jak postupovat a pomůžeme s celým procesem vaší digitální transformace.
