Zálohujte, ukládejte a třiďte své účetní dokumenty - automaticky 3/3

(Praktický návod pro každého, kdo musí dělat účetnictví)


V prvním díle jsme si ukázali, jak ukládat jednu přílohu do Google Drive.

Ve druhém jsme dokázali už uložit i více příloh a dokonce vybrat jen faktury.


Ve třetí a posledním díle uděláme v ukládaných souborech pořádek. Integromat za mě vyřešil problém s účetnictvím, respektive v tom, abych měl ve fakturách a účtenkách pořádek.


V tomto díle budeme ukládat soubory do složek podle měsíců - to znamená, že soubory, které dorazí v únoru, se uloží do složky 2020-02 a ty co dorazí v prosinci skončí ve složce 2020-12.


Pojďme na to.


Tentokrát začneme opět modulem Email - Watch emails. Dalším modulem je poté Google Drive s modulem Search for files/folders. Mezi to přidáme filtr, že dále mají pokračovat pouze data/emaily, které obsahují přílohu.



Search file/folder modul vyhledá, zda už daná složka v Google Drive existuje. Nyní hledáme složku, která se jmenuje ROK-MĚSÍC (např. 2020-03). Název nezadáme “natvrdo”, ale tak, že využijeme funkci formatdate. Jako proměnnou využijeme datum příchozího emailu, jako formát pak YYYY-MM.



Poté následuje Router - ten se rozbočí podle výsledků z modulu Search file/folder. V případě, že daná složka existuje, pokračujeme spodní cestou, v opačném případě jdeme horní cestou.


Filtr hlídá, zda nám Search file/folder vrací nějaký link na složku. Pokud nevrací (tj. neexistuje), musíme složku vytvořit.



V horní cestě (složka neexistuje) vytvoříme novou složku modulem Create a folder.



A pak už je to jednoduché. Pokračujeme iterátorem - jak spodní cestou, nebo horní cestou hned za modul Create a folder.


Iterátor nám rozdělí všechny přílohy v emailu a začne je dále posílat jednu za druhou.


Končíme tedy modulem Upload a file. Zde je podstatné namapovat správnou cestu, kam se má soubor z emailu uložit.


V případě vytvořené nové složky vezmeme Target Folder z předchozího modulu (Create a folder). V případě již existující složky můžeme použít název z modulu Search for file/folder - Title.



A to je vše. Tento scénář nám bude rozdělovat přílohy dle měsíců. Opět můžeme použít například filtr, že v názvu musí být slovo “faktura” nebo koncovka je “.pdf”.


Obdobně to můžete i dále rozšířit. Například do složky měsíců ještě vytvořit další podsložky s názvy odesílatelů emailů. Takže všechny dokumenty od jednoho odesílatele budete mít pohromadě a rozřazené po měsících.


Od teď budete u své účetní mnohem oblíbenější.


Zde je blueprint.


Pokud vás zajímá jakýkoliv další typ integrace a automatizace a měli bychom o tom napsat, dejte nám vědět na davame@davame.cz - rádi k tomu napíšeme další článek.

davame@davame.cz

+420 723 834 211

  • LinkedIn - White Circle
  • Facebook - White Circle
  • Instagram - White Circle
  • Twitter - White Circle
  • YouTube - White Circle
Expert_on_dark.png
integromat registered partner.png