Zálohujte, ukládejte a třiďte své účetní dokumenty - automaticky 3/3

(Praktický návod pro každého, kdo musí dělat účetnictví)

• V prvním díle jsme si ukázali, jak ukládat jednu přílohu do Google Drive.
• Ve druhém jsme dokázali už uložit i více příloh a dokonce vybrat jen faktury.

Ve třetí a posledním díle uděláme v ukládaných souborech pořádek. Integromat za mě vyřešil problém s účetnictvím, respektive v tom, abych měl ve fakturách a účtenkách pořádek.

V tomto díle budeme ukládat soubory do složek podle měsíců - to znamená, že soubory, které dorazí v únoru, se uloží do složky 2020-02 a ty co dorazí v prosinci skončí ve složce 2020-12.

Pojďme na to.

Tentokrát začneme opět modulem Email - Watch emails. Dalším modulem je poté Google Drive s modulem Search for files/folders. Mezi to přidáme filtr, že dále mají pokračovat pouze data/emaily, které obsahují přílohu.

Search file/folder modul vyhledá, zda už daná složka v Google Drive existuje. Nyní hledáme složku, která se jmenuje ROK-MĚSÍC (např. 2020-03). Název nezadáme “natvrdo”, ale tak, že využijeme funkci formatdate. Jako proměnnou využijeme datum příchozího emailu, jako formát pak YYYY-MM.

Poté následuje Router - ten se rozbočí podle výsledků z modulu Search file/folder. V případě, že daná složka existuje, pokračujeme spodní cestou, v opačném případě jdeme horní cestou.

Filtr hlídá, zda nám Search file/folder vrací nějaký link na složku. Pokud nevrací (tj. neexistuje), musíme složku vytvořit.

V horní cestě (složka neexistuje) vytvoříme novou složku modulem Create a folder.

A pak už je to jednoduché. Pokračujeme iterátorem - jak spodní cestou, nebo horní cestou hned za modul Create a folder.

Iterátor nám rozdělí všechny přílohy v emailu a začne je dále posílat jednu za druhou.

Končíme tedy modulem Upload a file. Zde je podstatné namapovat správnou cestu, kam se má soubor z emailu uložit.

V případě vytvořené nové složky vezmeme Target Folder z předchozího modulu (Create a folder). V případě již existující složky můžeme použít název z modulu Search for file/folder - Title.

A to je vše. Tento scénář nám bude rozdělovat přílohy dle měsíců. Opět můžeme použít například filtr, že v názvu musí být slovo “faktura” nebo koncovka je “.pdf”.

Obdobně to můžete i dále rozšířit. Například do složky měsíců ještě vytvořit další podsložky s názvy odesílatelů emailů. Takže všechny dokumenty od jednoho odesílatele budete mít pohromadě a rozřazené po měsících.

Od teď budete u své účetní mnohem oblíbenější.

Zde je blueprint.

Pokud vás zajímá jakýkoliv další typ integrace a automatizace a měli bychom o tom napsat, dejte nám vědět na davame@davame.cz - rádi k tomu napíšeme další článek.