Zálohujte, ukládejte a třiďte své účetní dokumenty - automaticky 1/3

Březen 12, 2021

(Praktický návod pro každého, kdo musí dělat účetnictví)

Taky jste si přáli vy, nebo alespoň váš účetní, abyste měli veškeré faktury a účtenky na jednom místě?

Každý den mi přijde několik faktur a firma měsíčně udělá i pár offline nákupů, takže máme i hromádku účtenek. A teď co s tím? Pojďme se podívat, jak se to dá vyřešit, abyste vy i váš účetní měli ve všem přehled.

Tento 3-dílný seriál se bude věnovat jednotlivým automatizacím. Pokud to pro vás není, stačí jen stáhnout blueprint-soubor na konci článku a naimportovat jej do účtu v Integromatu.

Než začneme, tak si řekněme jednu důležitou věc. Faktury i účtenky musíme dostat do digitální podoby. (ano, ano, pokud máte papírovou fakturu, nebo účtenku, musíte si nechávat originál, ale všichni víme, jak to chodí…)

Krok po kroku:

  1. Vytvořte si jeden e-mailový účet pro úschovu faktur
  2. Pokud přijde faktura E-mailem, přepošlete ji okamžitě na tento fakturový E-mail
  3. Pokud přijde faktura papírově nebo pokud máte účtenku, hned ji naskenujte mobilem a pošlete ji na fakturový E-mail

Je to všechno?

Mohlo by být. Ale mít vše uložené v jednom E-mailu pořád není praktické. Navíc má každá e-mailová schránka nějakou kapacitu a té dříve či později dosáhneme.

Takže pojďme udělat další krok.

Vytvoříme automatizační scénář v Integromatu.

modul: Watch emails - sleduje nové příchozí emaily

modul: Upload files - nahraj přiložený dokument na GDrive/Dropbox/SharePoint/…

Mezi 1. a 2. modul dáte ještě filtr, který hlídá, že E-mail obsahuje přílohu. A je hotovo.

Scénář ke stažení zde: https://drive.google.com/file/d/1EH9l2jzab9kQia8FRk9SoxvhyTsthJjk/view?usp=sharing

Ve scénáři klikěte na ... a zvolte možnost-importovat blueprint. Poté se vám kompletní scénář nahraje do Itegromatu.

Tip na vylepšení: vytvořte jeden další scénář, který jednou denně zkontroluje E-maily a ty, které jsou starší jak rok a půl, tak vymaže. Tím se vám nezahltí e-mailová schránka.

V druhém díle si ukážeme, jak si ošetřit případ, že pošlete víc než 1 přílohu.

Ve třetím díle si ukládané data roztřídíme do složek dle měsíců, odesílatelů, nebo kombinace obou zmíněných..