Úspora 20 korun za každou přijatou fakturu?

90 % všech faktur na celém světě je stále zpracováváno ručně. Rutinní přepisování dat je přitom nákladné, podléhá zvýšené chybovosti a bezpečnostním rizikům.

Podle dat společnosti Centriworks stráví průměrný člen finančního týmu až 49 % pracovní doby právě zpracováním transakcí. Tuto rutinní práci lze přitom z většiny automatizovat a náklady na fakturaci tím snížit o 75 %.

A jak může vaše firma automatizovat své faktury? Kolik to bude stát? A kdy to může být hotové? To se dozvíte v další části článku.

Jak na to?

Uživatel nemusí předem vytvářet žádné šablony ani pravidla, umělá inteligence si dokáže poradit sama. A kromě faktur dokáže přečíst celou škálu formátů v různých jazycích. Tento kognitivní sběr dat je velmi rychlý, efektivní a zcela eliminuje lidské chyby, které jsou při rutinní nezáživné práci prakticky nevyhnutelné a mohou být pro business zavádějící.

Schválení faktury pomocí jediného kliknutí

Faktury do systému posíláme e-mailem. Umělá inteligence faktury přečte, zkontroluje a vytěžené informace pošle ke schválení.

Zde do procesu vstupuje systém na schvalování faktur. Ten převezme data a upozorní schvalovatele na novou fakturu - například emailem, sms nebo na Slacku. Ten ji jedním kliknutím buď schválí nebo zamítne. Pokud uživatel fakturu schválí, systém vytvoří výstup do účetního systému a archivuje soubor na cloud.

V případě, že by systémy v průběhu procesu narazily na chybu ve faktuře, stačí manuálně opravit problematickou část. Tím se eliminuje většina ručního přepisování dat a účetní ušetří hodiny času a energie.

Jak zavést automatizovaný systém schvalování i u vás?

1. Nechejte si faktury posílat elektronicky na e-mail
2. Vyberte si služby pro čtení dokumentů a schvalovací proces (v Dáváme pracujeme s Rossum a Kissflow)
3. Pomocí integrační platformy propojte tyto služby, aby mezi sebou mohly sdílet data
4. Naplánujte si, čím strávíte hodiny ušetřeného času

Kolik to stojí a kolik času je potřeba na zavedení systému?

V tomto ohledu záleží na vybraných systémech a na množství faktur. Při výběru vhodných systémů a větším množství faktur se pohybujeme v řádu jednotek korun za fakturu.

Pokud vezmeme, že 1 účetní se zabývá ručními úkony s 1 fakturou minimálně 10 minut - a to je ještě konzervativní odhad (obdržení, vložení do systému, schválení, proplacení a archivace dokumentu), tak vás jedna faktura stojí 30 i více korun. Proč neušetřit většinu peněz i času?

Zavedení tohoto systému jsme schopni provést do 7 dní.