Jak zautomatizovat státní správu?

Komunikaci s úřady si většina lidí nespojí s příliš pozitivními emocemi. Zmatení z množství formulářů, nutné osobní návštěvy, nebo dlouhá čekání na vyřízení vašeho požadavku. Jak z toho ven? I státní správa může využít přínosů současného trendu automatizace procesů.

Z podstaty věci lze o automatizaci uvažovat u činností, které probíhají ve větším měřítku, opakovaně, a podle stanovených pravidel. Takových je ve státní sféře nemálo. Rutinní práce stojí úředníky spoustu času i energie, která jim pak schází k řešení ostatních věcí. Využitím vhodných nástrojů je přitom možné velkou část rutiny odstranit a usnadnit život jak úředníkům, tak i lidem, kteří s nimi přicházejí do styku. Automatizované činnosti probíhají neustále, předvídatelně, transparentně, a s mnohem nižší chybovostí než ty vykonávané manuálně.

V posledních letech se jako příklad země, které se daří eGovernment úspěšně zavádět, často uvádí Estonsko. Multifunkční ID karta nebo rychlé online daňové přiznání jsou záviděníhodné příklady. Automatizace ale nemusí být nutně spojena s velkými projekty. Mnohem častěji se naopak zavádí u dílčích procesů nebo činností, které mohou na první pohled působit banálně, ale v součtu dokáží ušetřit překvapivě mnoho času.

Automatizace může sledovat stav dokumentu a odesílat upozornění, aniž by k tomu byla potřeba jediná vteřina práce zaměstnanců úřadu.

Ruční práci může nahradit například automatické vyhledávání informací na webu a v databázích, vyplňování a přesouvání dokumentů, nebo výpočty a vyhodnocování dat. Zůstaneme-li u v úvodu článku zmíněné komunikace, i tu je možné díky automatizacím jednoduše zefektivnit. Kromě kvalitnějšího nastavení vnitřních procesů přináší automatická komunikace úřadů i důležitou přidanou hodnotu díky zlepšenému vnímání veřejnosti.

Jako konkrétní příklad můžeme uvést automatické notifikace o stavu vyřizování nejrůznějších žádostí. Pokud žadatelé vědí, že je o možnosti vyzvednutí připraveného dokumentu bude úřad informovat např. SMS, odpadá nahodilé telefonické nebo osobní dotazování, které zasahuje do běžné agendy úředníků. Automatizace může sledovat stav dokumentu a odesílat upozornění, aniž by k tomu byla potřeba jediná vteřina práce zaměstnanců úřadu.

Právě forma SMS nabízí pro komunikaci důležité výhody jako je rychlost a spolehlivost doručení zprávy. Na rozdíl od emailových notifikací nebojuje s nízkou mírou otevíranosti zpráv, jejichž doručení je navíc závislé na připojení k internetu, a i přes vzestupy a pády nových komunikačních platforem zůstává stálicí.

Přivítali byste zavedení SMS upozorňování v komunikaci s úřady? V jakých případech vám chybí? Právě teď hledáme 5 úřadů, kterým s nastavením rádi pomůžeme.