Jak najít vhodný automatizační nástroj?

Jak vám automatizované procesy pomůžou dosáhnout vašich cílů?

Automatizované procesy jsou již dlouho součástí našeho každodenního života. Používáme automatické odpovědi na e-maily, e-maily s upomínkami na plánované schůzky nebo automatické sledování zásilky. Existují však velké rozdíly a ne všude se automatizace používá. 

V některých oblastech firmy často zaspaly. Ačkoli i tady mohou automatizované procesy pomoci dosáhnout široké škály cílů:

• navýšit obrat
• zvýšit produktivitu
• firemní růst
• nárůst kvality
• dlouhodobá stabilita

Jak na to? 
Automatizované procesy obvykle poskytují ve firmě celou řadu podnětů k zamyšlení. To, co často začíná malým nápadem, se rychle přelije do dalších procesů a najednou je všude vidět další potenciál pro automatizaci. Automatizované procesy navíc vytvářejí konzistentní kvalitu, běží stabilně bez ohledu na množství zpracovávaných dat a často procesy mnohonásobně zrychlují.

Automatizaci je třeba dobře promyslet a naplánovat. Ujasnit si, jestli má vůbec smysl.  Existují tři kritéria, která mohou naznačit, kdy mohou automatizované procesy obohatit vaši společnost a kdy ne:

• Proces se opakuje (často, nebo pravidelně podle plánu)
  Pointa je vcelku zřejmá. Proces nebo úkol, který jste nikdy předtím nedělali a pravděpodobně už nikdy neuděláte, není určen k automatizaci.  
   
• Proces je nudný, nebo příliš složitý
  Když je úkol nebo proces nudný, je jistě také subjektivní dojem. Položím se tedy otázku: „Byl bych rád, kdybych tento úkol již nemusel dělat? 
   
• Proces lze definovat standardy
  Často se proces nezdá být vůbec standardizovatelný, například pokud jej provádí mnoho různých lidí a každý to dělá jinak. Ale při bližším pohledu na věc zjistíme, že změna je možná.  Často lze definovat standardy, které jsou naprosto základním předpokladem automatizace.

Najděte si svůj automatizační nástroj
 

Přestože je automatizace procesů stále mezerou na trhu, existuje již řada nástrojů a softwaru, které vás podporují. Pro nováčka bude ale možná těžké se v tom zorientovat. Ale opět je zde předpoklad, který musíte splnit, abyste pro své cíle mohli využívat automatizované procesy:

1. Digitalizace 
   Vaše procesy musí být nejprve digitalizovány, aby mohly být automatizovány. Tohle nejde obejít. Je pravda, že proces lze spustit analogovými kroky, například skenováním dokumentu. Nejpozději od té doby byste ale měli digitalizovat všechny kroky.
    
2. Inventarizace softwaru
   Digitalizovali jste proces. S největší pravděpodobností k tomu používáte software. A asi ne jen jeden. Mohou to být e-maily, databáze, možná CRM nebo ERP a mnoho dalších. Nejlépe uděláte, když si vizualizujete, jaké nástroje pro definovaný proces používáte. A teď je to trochu technické - v ideálním případě mají všechny vaše nástroje rozhraní a jsou založeny na cloudu.  

   První z nich můžete zjistit jednoduchým googlováním názvu softwaru a "API". Pokud se neobjeví žádné odpovídající výsledky, software pravděpodobně nemá žádné rozhraní nebo špatné SEO.

   To druhé s největší pravděpodobností platí, pokud aplikaci používáte, nebo můžete používat ve svém prohlížeči. Například Outlook lze také používat v prohlížeči prostřednictvím Microsoft356, stejně jako Teams. Nebo Gmail. Pokud máte pochybnosti, rychlé vyhledávání Google pomůže i zde.
    

3. Vyberte automatizační nástroj
   Pokud je váš software cloudový a má rozhraní API, pak je tento krok docela jednoduchý: mluvíme o cloudové automatizaci a v této oblasti existují zejména dva velké automatizační nástroje: Zapier a Make. Oba nabízejí rozhraní, kde jsou aplikace propojeny. Nejlepší na tom je, že si to můžete sami vyzkoušet, aniž byste museli být programátor. Oba nástroje nabízejí bezplatnou verzi, pomocí které je můžete vyzkoušet.

Máte zájem o řešení na míru? Chcete víc informací?

Kontaktujte nás a my se s Vámi co nejdříve spojíme.

Pro více informací nás kontaktujte: adela.hricova@davame.cz, tel.: +420 773 660 828