Jak na rozdělování faktur u projektů?

Září 18, 2022

Pokud vyvíjíte řešení pro zákazníky v rámci projektu, můžete potřebovat fakturovat část "dopředu" nebo třeba po částech. Jak na to si ukážeme v tomto článku.

Proč vlastně řešit postupnou fakturaci?

Velké projekty se často fakturují po částech. Je to důležité pro obě strany. U dodavatele z důvodu cashflow, i odběratele proto, že platí za hotové dodané řešení (byť částečné) místo, aby platil celý projekt celý dopředu.

Na fakturaci je ale navázáno spousta jiných aktivit ve firmě - začátek projektu může být například podmíněn zaplacením první částí projektu. Odměna obchodníka je navázána na cenu projektu. Nebo subdodávky/nákup licencí se stane až po platbě.

Riziko

U částečné fakturace je riziko toho, že byste mohli zapomenout vyfakturovat celou částku. Proto je dobré si informace o platbách vést u každého projektu. Jak to ale udělat automatizovaně?

Automatizace plateb

Vezměme v potaz dva přístupy:

  1. projekt rozdělíte do podprojektů/dealů a každý se chová jako samostatný projekt s fakturací
  2. projekt máte jen jeden a zaznamenáváte jednotlivé fakturace

V prvním případě je dobré deal v CRM rozdělit na více dealů. Každý deal má pak přesně danou částku. Jakmile je deal-podprojekt zpracován, přesune se deal do fáze k fakturaci. Vystaví se automatizovaně faktura a ta je odběratelem zaplacena. V tomto případě je důležité mít správně pojmenované projekty - například Automatizace pro Dáváme 1/4, Automatizace pro Dáváme 2/4, atp. Pro správné pojmenování doporučujeme opět tuto aktivitu nechat automatizacím, aby se předešlo lidské chybě a taky omezilo se nadměrné administrativě.

V druhém případu, který preferujeme v Dáváme, je deal pouze jeden a evidujeme zaplacení částí přímo v CRM. U každého dealu máme stavy NEPLACENO, ČÁSTEČNĚ PLACENO, PLNĚ ZAPLACENO. Deal tak "visí" v CRM tak dlouho, dokud se status nezmění na poslední stav. Do té doby nemůže být deal označen jako vyhraný (WON). Může se stát, že lidskou chybou (například horlivostí obchodníka, který ví, že deal zákazník zaplatil (ale jen částečně), je deal označený jako vyhraný. V takovém případě vrátí CRM deal zpět do stavu otevřený deal. Tím se zamezí chybě a o peníze dodavatel systému nepřijde.

Proč je druhá varianta preferovaná?

Druhou volbu preferujeme především z důvodu reportingu a přehledu stále aktivních projektů. Zároveň se zvyšuje přehlednost v CRM.