Abeceda automatizace

Začínáte-li obracet svou pozornost směrem k automatizacím, probíráte se nástroji, které k práci používáte a zvažujete, jak by šlo některé opakované úkony řešit lépe. Pravděpodobně při tom často narážíte na odborně znějící slova a zkratky. Pojďme se blíže podívat na ty nejčastější z nich.

Úvodem je třeba říci, že pokud hledáte akademické a vyčerpávající definice, nejste na správném místě. Snahou naší abecedy je vše vysvětlit velmi polopaticky, abyste si správně vykládali základní pojmy a snadno se ve světě automatizací zorientovali.

API: Pod touto zkratkou se skrývá rozhraní aplikace, skrze které může komunikovat s ostatními aplikacemi. Díky API může například váš web automaticky posílat data do aplikace, ze které rozesíláte emaily zákazníkům.

AUTOMATIZACE: Může nahrazovat nejrůznější manuální úkony, které probíhají opakovaně podle stanovených pravidel. Možnosti využití jsou téměř nekonečné, za všechny uveďme jednoduché přesouvání souborů, přepisování dat nebo odesílání emailů.

BI: BI systémy umožňují firmám efektivně vyhodnocovat data. Pomáhají sledovat jejich vývoj v souvislostech, hledat příčiny a předvídat, co se bude dít v budoucnosti.

CRM: Systémy CRM shromažďují veškeré informace o klientech i jednotlivých obchodních případech. Při nastavování integrací s dalšími nástroji slouží jako zdroj dat, jako jsou e-maily, data narození, nebo fakturační údaje. Mezi nejznámější CRM systémy patří Salesforce, MS Dynamics, nebo Pipedrive.

ERP: Tato zkratka označuje software, který je schopný integrovat a řídit veškeré činnosti firmy. Jeho přínosy vyplývají ze sjednocení veškerých firemních dat, čímž ale zároveň vzniká velmi složitý systém a jeho zavedení je poměrně náročné. Menším firmám může proto dávat větší smysl propojit své nástroje skrze integrační platformy.

INTEGRACE: Jinak řečeno propojování, které se v kontextu automatizace týká systémů, které k práci používáte. Pokud máte například databázi kompletních údajů o vašich zákaznících, můžete vytvořit propojení na fakturační systém, který si sám přečte fakturační údaje. Konec ručního přepisování!

INTEGRAČNÍ PLATFORMA: Platforma, která výše uvedenou integraci umožňuje. Jako příklad uvedeme český Integromat, Zapier, nebo Microsoft Flow.

IMPLEMENTACE: Uskutečnění naplánovaného řešení, například zavedení automatizace rozesílání emailů. Implementaci by mělo předcházet důkladné zvážení všech možností, definování potřeb a plánování.

PROCES: Znamená sled konkrétních úkonů a stavů. Například proces oslovení potenciálního klienta může začínat telefonátem, na který navazuje email s danou přílohou, a další telefonát po 3 dnech.

REPORTING: Jedná se o pravidelné zachycování stavu ukazatelů k určitému datu. Report může mít například podobu přehledu přijatých a odeslaných objednávek ke konci týdne.

ROBOTIZACE: Nahrazování lidské ruční práce činností strojů. Už delší dobu je rozšířená například ve výrobě, postupně proniká i do oblasti služeb, jako je obchod nebo marketing.

RPA: Zkratka pro robotickou automatizaci procesů. Nestojí za ní skutečný stroj, ale softwarový robot, který podle zadaných příkazů automatizuje rutinní činnosti a šetří tak lidskou práci.

SOFTWARE: Počítačový program schopný vykonávat určitou činnost. Při optimálním nastavení software zajišťuje plynulý běh firemní workflow.

SPOUŠTĚČ: V souvislosti s automatizacemi se jako spouštěč označuje podnět, který ji vyvolává. Spouštěčem může být například registrace osoby na vašem webu, která odstartuje sérii automaticky odesílaných emailů.

WORKFLOW: Označení pro komplexní schéma procesu včetně jeho dílčích částí a vazeb mezi nimi.